Sõltuvalt ettevõtte suurusest ja arenguetapist on süsteemide arendamise eesmärgid erinevad. Väikeettevõttel on vaja süsteeme delegeerimiseks, veidi suuremal oma toote/teenuse ühtlase kvaliteedi tagamiseks ja efektiivsuse tõstmiseks.
Kuidas saab delegeerida?
Alustava ettevõtjana oled sa tohutult entusiastlik ja pühendad kogu oma energia oma uuele ettevõttele. Tunned end õnnelikuna, et oled lõpuks ometi vaba 9-5 rutiinist, bürokraatiast ja korporatiivsest paberimajandusest. Oled vaba ülemustest, ise oma aja peremees ja saad tegeleda täpselt sellega, mida ise tahad. Hurraa!!
Teisel või kolmandal ettevõtlusega tegelemise aastal hakkad sa aga tõenäoliselt tundma, et oled veidi väsinud ja kõigi vajalike tegevuste haldamine hakkab üle jõu käima.
Ettevõtlusega alustades oli sul plaanis tegeleda valdkonnaga, mis sulle väga meeldib ja milles sa oled oma ala professionaal – oled sa siis jurist, raamatupidaja, turundusspetsialist või tegeled internetiäriga. Oma üllatuseks avastad aga, et lisaks põhitegevusele tuleb tohutult aega ja energiat kulutada ka igasugu teistele tegevustele.
Ainus võimalus endale aega juurde saada on osa töid teistele delegeerida ja selleks on sul vaja tööjuhendeid. Selleks, et kõik tööd saaksid tehtud, aga just nii nagu sina seda tahad.
Tänapäeval on väga positiivne võimalus see, et suur osa töid saab sisse osta teenusena, vastavalt vajadusele. Sa ei pea palkama endale täiskohaga sekretäri – selle asemel saad osta näiteks 10h virtuaalse assistendi teenust nädalas. Samas pead sa siiski talle täpselt ette andma, mida ta tegema peab.
Kõige parem on kirjutada selgitus üles kui sa seda ülesannet parasjagu täidad, siis ei jää midagi kirjeldamata.
- jaota ülesanne väikesteks sammudeks
- pane kirja detailne selgitus, kuidas seda ülesannet täita
- lisa vajalikud viited (nt programmidele) ja ekraanipildid
- lisa sissejuhatus ja uuendamise info
- lisa toeks ja selgituseks vajalikud checklistid ja vormid
Loe täpsemalt siit:
https://pilvekool.ee/pood/susteemide-loomine-ettevottes/
Kuidas tagada oma toote/teenuse kvaliteeti?
Siin on sul juba töötajad ja väljakujunenud ettevõte. Üht-teist on kirja pandud, aga seda alati ei järgita, töötajad teevad tööd igaüks oma äranägemise järgi ja vastavalt on kliendid veidi (või rohkem kui veidi) rahulolematud, sest teenuse tase ei ole alati ühtlane. Sul on vaja hakata tõsisemalt tegelema oma teenuse kvaliteedi tagamisega.
Sul on juba suur töö tehtud, hulk tööjuhendeid olemas. Nüüd on aeg oma ettevõtte protsessid läbi mõelda ja kirjeldada – hakata protseduure looma.
Protseduur katab laiemat valdkonda, on ülevaatlik, annab põhireeglid. Protseduur võimaldab ebaefektiivsusi ja pudelikaelu tuvastada, protsesse ümber kujundada ja parendada. Tihti esitatakse protseduur ülevaatlikkuse huvides joonisena. Protseduure ei peaks väiksemas ettevõttes olema üle 10-15 olema. Tööjuhend on detailsem, konkreetse kitsa töölõigu jaoks. Tööjuhendi järgi saab uus töötaja või ajutine asendaja kiiresti tööd alustada. Tööjuhendeid võib olla täpselt niipalju kui vaja. Kui vaja ei ole, siis pole mõtet ka tööjuhendit koostada.
Siin hakkad sa teadlikult oma süsteeme rangemaks muutma, tõhustama, muutma. Korjad tagasisidet klientidelt, analüüsid vigu ja kliendikaebusi, parandad oma protsesse.
Vigu ei saa koguda ja neid parandada enne kui sul on protseduurid kirja pandud. Viga on lahknevus reeglist, aga kui sul reegleid kirjas ei ole, siis on keeruline väita, et tegemist on üldse veaga. Jah, lisaks kirjapandud reeglitele on ka tavanormid, kliendiga ebaviisakalt käitumine on igal juhul viga.
Siin me aga räägime protseduuride mittejärgimise vigadest – kirjale vastati alles 3p pärast, mitte 24h jooksul, kootud käpikupaaril oli muster vigane või raamatupidaja tegi kuluarvestusel vea. Kui sul ei ole kehtestatud protseduure, et kirjadele tuleb vastata 24h jooksul, just sellist mustrit tuleb kudumisel jälgida ja kuluarvestuse reeglid raamatupidamises on järgmised, ei saa sa ka öelda, et tegemist on veaga.
Miks süsteemide loomine on rahaliselt kasulik tegevus?
Süsteemide loomine on ainus võimalus, kuidas sa ise saad oma ettevõtte igapäevategevusest eemalduda ja olla ikkagi kindel, et kõik toimib just nii nagu sa õigeks oled pidanud.
Kui sa sõidad kuueks kuuks välismaale, kas tagasi tulles on su ettevõte pankrotis või toimis kõik vahepeal nii nagu tavaliselt? Ehk – kas sa töötad oma ettevõtte heaks või töötab ettevõte siiski sinu heaks?
Korralikult dokumenteeritud ja sinust sõltumatut äritegevust on võimalik ühel päeval edukalt ka müüa. Hästikorraldatud ettevõtet armastavad kliendid, sest sinu teenus on alati samasugune ja kindla kvaliteediga. Hästikorraldatud ettevõtet tahavad konkurendid ära osta ja sinna tahavad investorid investeerida.
Warren Buffet on öelnud, et talle meeldivad igavad ettevõtted – arusaadavad, stabiilse tegevusega, millel on hea juhtkond ja mis toodavad positiivset rahavoogu.
Äri, mis sõltub ühe inimese särast ja otsustest, ei ole jätkusuutlik. Kui see superstaar on töötaja ja ta peaks lahkuma, siis on ettevõttel jalad alt löödud. Kui see superstaar on ettevõtja ise, siis ei ole ettevõtet võimalik müüa (või on hind märksa madalam), kuna ettevõte sõltub väga tugevalt ettevõtja igapäevasest panustamisest.
Sinu eesmärgiks peaks olema luua selline ettevõte, mis võimaldab sul endal ühel heal päeval põhitegevusest eemalduda. Lõpmatuseni sa ei jaksa igapäevaselt rabada ja mingil momendil tahaks igaüks ka veidi puhata.
Loe süsteemide arendamisest pikemalt siit:
Leave A Comment