Ostukorv

Arhiiv

Kuidas vormistada müügiarveid?

/, raamatupidamine/Kuidas vormistada müügiarveid?

Müügiarve väljastamise õigus

Müügiarve saab väljastada ainult ettevõte (juriidiline isik või FIE), lihtsalt eraisik arvet väljastada ei saa. Kui eraisikul on vaja ettevõttele midagi müüa, siis vormistatakse see tehing lepinguna.

Müügiarvet on alati vaja kahes identses eksemplaris, üks ostjale ja üks endale. Kui arve liigub ainult elektroonselt, siis saadad arve meiliga välja ja endale salvestad näiteks Dropboxi kataloogi. Jälgi hoolega, et alati endale koopia jääb ja seda hiljem ei muuda.
Kui sul on vanamoodsam raamatupidaja, siis trükid arve välja ja paned kausta koos ostuarvetega.

Kohustuslikud andmed arvel

Raamatupidamise seaduse §7 nõuab, et igal juhul peavad arvel olema järgmised andmed:
1) dokumendi nimetus ja number; (näiteks – Arve nr.27).
2) koostamise kuupäev;
3) tehingu sisu; (näiteks – juriidiline nõustamine või muruniitmine), samuti periood, millal teenus osutati või kaup müüdi, arve võib teha ka hiljem;
4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); (näiteks 7 tundi / 10 eur/h / 70 eur)
5) müüja nimi
6) müüja aadress

kui ostjaks on juriidiline isik, siis veel:
7) ostja nimi
6) ostja aadress

kui sa oled käibemaksukohustuslane, siis nõuab käibemaksuseadus § 37 veel lisaks:
8) müüja käibemaksukohustuslase number,
9) summa ilma käibemaksuta (käibemaksumäärade lõikes)
10) käibemaks (käibemaksumäärade lõikes)
11) tasumisele kuuluv summa kokku
12) lisaks veel hulk erijuhtumeid, kui peab arvele lisama täiendavaid andmeid

Tänapäeval liiguvad arved peamiselt ühelt raamatupidajalt teisele, seega disainimise peale pole mõtet erilist aega ega raha kulutada. Korrektne ja viisakas välimus, sellest piisab.

Vaata siit ühe käibemaksuta arve näidist (näidis on wordis, sikuta soovi korral alla ja kasuta).

Täiendavad andmed arvel

1) Maksetähtaeg

Kui arve makstakse ülekandega, siis tuleks lisada arvele ka maksetähtaeg.
Eestis tavaliselt märgitakse maksetähtaeg kuupäevana. Ei maksa aga väga kindel olla, et arve ka sellel kuupäeval reaalselt laekub. Väikefirmadel on tihti rahadega kitsas ja suurfirmades on arve kinnitamise protsess tihti päris pikk, 7-10 päeva.

2) Kontaktandmed

Heaks tavaks on arve jalusesse lisada lisaks oma nimele ja aadressile ka äriregistri number, samuti telefon ja meiliaadress, mille kaudu sinuga vajadusel kontakti saab. Suuremad ettevõtted peavad tarnijate kohta andmebaasi ja seal on alati üheks andmeväljaks ka äriregistri number. Samuti on teinekord kellelgi arvega seotud küsimusi, väga tüütu on internetist hakata kontaktandmeid otsima.

3) Makseinfo

Arvelt peaks olema võimalik välja lugeda, kas arve on tasutud ettemaksuga, kuulub maksmisele ülekandega tulevikus või makstakse kohapeal sularahas. Ostjal on õigus nõuda sularahas maksmisel sinult allkirja arvele või sularahaorderit, et sa pärast temalt topelt raha ei saaks küsida. Sellist kinnitust tasub nõuda ka endal, kui ise oma ettevõtluses vajalike ostude eest sularahas maksad. Vahel pannakse arvele ka lihtsalt tempel „Makstud sularahas”.

Turvalisus

Oluline on meeles pidada, et kui maksuamet kontrollib sinu klienti, siis on tal õigus nõuda sinult andmete kinnitamist. Seega mitte kunagi ei tohi väljastada sõbrale niisama müügiarvet, kuna tal oli „kulusid vaja” ja endal jätta see tulu arvele võtmata. Muidugi ei tohi kunagi anda kellelegi ka oma rekvisiitidega müügiarveblankette ja öelda, et kirjuta sinna ise, mis sul vaja on.

Kauba või teenuse üleandmine

Võimalusel tasuks uuele kliendile kohe mitte krediiti anda või vähemalt kontrollida tema taustainfot. Internetimüügil on Paypali kasutamine väga mugav, saad kinnituse, et raha on kätte saadud ja sa ei pea vastutama teise poole krediitkaardiinfo eest.

Juhul kui siiski otsustad lubada maksmist hiljem ülekandega ja tegemist on esimese müügiga uuele kliendile, jälgi, et teenuse või toote müügist jääb järele “kirjalikult taasesitatav vorm”, mida saab vajadusel tõendina esitada. Allkiri, meil kättesaamise kohta, miks mitte ka päris “üleandmisakt”. Aferiste liigub paraku piisavalt, kes väikefirmadele tuimalt arved maksmata jätavad.

Müük tarbijale ehk eraisikule

Ka eraisikust ostjal on õigus nõuda sinult müügiarve väljastamist, kui sa nt laadal mütse müüd, nii et selleks sa pead valmis olema. 99,8% juhtudel seda muidugi ei juhtu.

Kui firmale on müügiarve kulu tõendavaks dokumendiks, siis eraisikul on arvet vaja ainult selleks juhuks kui kaubaga probleeme on. Seetõttu on Tarbijakaitseseadusega pandud müüjale kohustus ka eraisikule arve väljastada.

Tarbijakaitseseaduse §4 kohaselt tuleb eraisikule väljastada kauba ostmist tõendav dokument. Kui müügihind on alla 20 euro, siis peab väljastama arve ainult ostja nõudmisel.

Kui laadaostja arvet ei küsi, siis iga väikese sularahamüügi kohta arvet vormistama ei pea. Piisab kasvõi kaustikus arvestuse pidamisest, päeva lõpuks vormistad ühe koonddokumendi, sularahamüük 27.06.13 laadal 150 eurot, müüdud 50 mütsi, hinnaga 3 eurot tk.

Kui keegi müüb kaupu või teenuseid eraisikutele, siis tasuks tarbijakaitseseadus igaks juhuks läbi lugeda, et teada, millised on müüja kohustused ja tarbija õigused.

Müügiarve formaat

Enamasti saadetakse arve ostjale meiliga. Kõige levinum ja mõistlikum formaat on pdf, siis on kindel, et ka ostja näeb sama pilti kui sa ise.

Cutepdf abiga näiteks saab lisada printerite hulka „pdf-printeri“ ja selle abil pdf-formaadis arve salvestada.

Kui sinu klientideks on väljaspool Eestit asuvad firmad, võivad nad soovida arvele täiendavaid rekvisiite, et nende maksuamet neid ostuarveid aktsepteeriks. Igal riigid omad kombed, näiteks sain ma üllatusega teada, et USA-s ei märgita müügiarvele oma kontonumbrit, vaid saadetakse see eraldi. Kontonumbrid loetakse neil nimelt konfidentsiaalseks informatsiooniks. Eestlased ei pelga oma isikukoodigi avalikustada, mis siis veel kontonumbrist.

Müügiarvetele numbrite määramine

Üheski seaduses ega määruses mingeid konkreetseid nõudeid sellele ei ole, iga ettevõte määrab enda jaoks sobiva loogika. Oluline on see, et igal arvel oleks unikaalne number (7 aasta lõikes) ning arve ja raamatupidamiskanne oleks mõlemat pidi seostatavad – arve järgi leiab üles, kuidas see on raamatupidamises kajastatud ning raamatupidamisprogrammi kande järgi on võimalik üles leida arve.

Unikaalse numbri nõue ei ole seaduses otseselt kirjas, see on lihtsalt levinud praktika. Põhimõtteliselt kui arveid nummerdatakse ka 1…X igal aastal, siis arve numbri ja kuupäeva järgi saab arve ikkagi piisavalt identifitseerida.

Kui teenuse- või kaubaarveid väljastatakse otse raamatupidamisprogrammist, siis on lihtne kasutada programmi pakutavaid numbreid. Näiteks 130044 – aastal 2013 väljastatud arve järjekorranumbriga 44. Programmi seadistustes peaks igal pool saama seadistada numbrivahemikud nii nagu vaja.

Kui arveid vormistatakse Wordis või Excelis, siis võib kasutada sama loogikat, aga siis tuleb ise jälgida, et numbrid järjest jookseks, midagi vahele ei jääks ega topeltnumbreid ei oleks. Võimalus on kasutada ka süsteemi, kus arveid nummerdatakse kuude lõikes, nt 130704 – aastal 2013 juulikuus väljastatud arve järjekorranumbriga 4.

Kasutada võib ka kahte erinevat numbriseeriat, üks programmist või Wordist väljastatavatele ülekandega tasutavatele arvetele ja teine „sularaha-arve” nendele tehingutele, mille eest tasutakse sulas, nt laatadel. Selliseid hästi odavaid „sularaha-arvete” blankette peaks ikka veel müüdama kontoritarvete kauplustes. Sellised A5 formaadis pakikesed, servast liimiribaga kinni, mugav on koopiapaber kahe lehe vahele panna ja korraga kaks eksemplari valmis kirjutada. Lihtne on neid muidugi ka arvutis vormistada, välja trükkida ja kaasa võtta.

PS. Vaata ka teisi postitusi samast seeriast.

Ettevõtja ABC. Ellujäämise kursus alustavale ettevõtjale
Telli TASUTA 5-osaline kursus
- | 2016-06-05T16:33:24+00:00 3. september 2013|ettevõtlus, raamatupidamine|6 kommentaari

6 kommentaari

  1. CF 25. november 2013 at 15:29 - Reply

    Tere!
    Info ilus ja hea, kuid käibemaksukohusTUSlane on korrektne kirjapilt.

  2. Krista Teearu 26. november 2013 at 06:43 - Reply

    Aitäh, parandasin 🙂

  3. KM 1. veebruar 2017 at 11:31 - Reply

    Tere!

    Kas arve peal on müüva ettevõtte esindaja nimi kohustuslik? Viisakas, seda küll. Aga kas ilma vastab ka arvele esitatavatele nõuetele?

    • Anna-Liisa 2. veebruar 2017 at 09:44 - Reply

      Tere, Arve koostaja nimi ei ole kohustuslik (tänapäeval saab osades kohtades kasutada ka automatiseeritud arve koostamist), küll aga peavad olema müüja ehk ettevõtte nimi ja aadress. Võiks olla siiski ka mingi kontakt (telefon või mail), kuhu saaks vajadusel pöörduda kui kliendil arve kohta näiteks küsimusi tekib.

  4. Ints 9. mai 2017 at 22:32 - Reply

    Tere!
    Kui ma pakun teenust ja ei ole käibemaksukohuslane, samas firma kellele arve saadan on, kas arvele märgin siis ka käibemaksu või ei?

    • Anna-Liisa 10. mai 2017 at 09:59 - Reply

      Tere Ints! Arvele märgitakse käibemaks ainult juhul kui ise ollakse käibemaksukohustuslane, seega kui sa ei ole siis arvele ei lisa käibemaksu.

Kommenteeri

one × four =