Ostukorv

Arhiiv

Miks ettevõtja peab tegelema süsteemide loomisega?

Avaleht/ettevõtlus/Miks ettevõtja peab tegelema süsteemide loomisega?

Alustava ettevõtjana oled sa tohutult entusiastlik ja pühendad kogu oma energia oma uuele ettevõttele. Tunned end õnnelikuna, et oled lõpuks ometi vaba 9-5 rutiinist, bürokraatiast ja korporatiivsest paberimajandusest. Oled vaba ülemustest, ise oma aja peremees ja saad tegeleda täpselt sellega, mida ise tahad. Hurraa!! 🙂

Teisel või kolmandal ettevõtlusega tegelemise aastal hakkad sa aga tõenäoliselt tundma, et oled veidi väsinud ja kõigi vajalike tegevuste haldamine hakkab üle jõu käima.

Ettevõtlusega alustades oli sul plaanis tegeleda valdkonnaga, mis sulle väga meeldib ja milles sa oled oma ala professionaal – oled sa siis jurist, raamatupidaja, turundaja või tegeled internetiäriga. Oma üllatuseks avastad aga, et lisaks põhitegevusele tuleb tohutult aega ja energiat kulutada ka igasugu teistele tegevustele. Muidugi hakkad sa esimesel võimalusel endale abilisi otsima, aga tavaliselt on ettevõtjal algul rahalised võimalused piiratud ja kõiki töid kohe sisse osta ei saa.

Milliseid süsteeme on ettevõttel vaja?

Kui kujutad ette klassikalise ettevõtte struktuuri, siis tavaliselt on seal olemas järgmised funktsioonid:

  • Turundus ja müük – kodulehe haldamine, artiklite kirjutamine, töö sotsiaalmeediaga, kohtumised potentsiaalsete klientidega, müügitehingute sõlmimine;
  • Põhitegevus – tootmine või teenuse osutamine;
  • Administratiivtöö – põhitegevuse ja turunduse toetamiseks, sh
    • finantstegevused – raamatupidamine, finantsjuhtimine, müügiarvete väljastamine, ostuarvete maksmine jne;
    • juriidika – lepingute koostamine ja haldamine, company secretary töö – protokollide koostamine, suhtlus äriregistriga jne;
    • personalitöö – uute töötajate leidmine, olemasolevate töötajate arendamine, heade töötingimuste loomine jne;
    • sekretäritöö – meilide/kirjade/telefoni/chati haldus, kontoritarvete ja muu vajalikuga varustamine jne.

Kõik need tegevused peavadki olema kaetud süsteemidega.

Kuidas alustada?

Sattusin sel suvel lugema raamatut E-Myth (tõsiselt soovitan lugeda!) ja seal oli selline soovitus – joonista üles oma ettevõtte struktuur, iga funktsiooni jaoks joonistad oma ruudukese – raamatupidaja, sekretär, klienditeenindaja, koristaja, müügisekretär jne.  Ja kuni sul töötajaid ei ole, on igas kastis sinu (või sinu äripartneri) nimi.

Valid ühe lihtsama ja selgema kasti, näiteks müügisekretär ja kirjutad selgelt lahti, mida sellel kohal olev isik teeb – näiteks koostab müügipakkumisi, kontrollib potentsiaalsete klientide tausta, koostab müügiarveid. Seejärel koostad iga tööülesande kohta protseduuri, mis kirjeldab, kuidas seda ülesannet tehakse ja lisad juurde vajalikud checklistid ja dokumentide vormid.

Protseduuri kirjeldus ei pea olema väga formaalne ja mitme lehekülje pikkune, piisab ka ühest bulletpointidega täidetud leheküljest. Eks hiljem täiendad, kui vaja.

Seejärel otsid endale inimese, kes selle töö ära teeb. Ja siis võtad ette järgmise kasti kirjeldamise. Töötaja töömahu hindamine, uue töötaja tööle asumine ja ka töötaja asendamine on palju lihtsam, kui vastav töölõik on korralikult dokumenteeritud.

Tänapäeval on väga positiivne võimalus see, et suur osa töid saab sisse osta teenusena, vastavalt vajadusele. Sa ei pea palkama endale täiskohaga sekretäri – selle asemel saad osta näiteks 10h virtuaalse assistendi teenust nädalas.  Samas pead sa siiski talle täpselt ette andma, mida ta tegema peab.

Kui sul ei ole hetkel võimalik inimest otsida, kes sind töös aitaks või on vastav töölõik väga väikesemahuline, siis ülesannete kirjeldamine aitab sul endal paremini oma erinevate ülesannetega hakkama saada. Tööülesannete kirjeldamine näitab sulle selgelt kätte, kus on su nõrgad kohad, lüngad teadmistes ja kus sa peaksid abi otsima. Checklistide kasutamine aitab tagada, et sa midagi olulist ei unusta.

Mõnede teemade korraldamisel – kuidas hinnata, kas sellel kliendil võib lubada hiljem maksta või kuidas maksmata arveid sisse nõuda, või kuidas raamatupidamist sisse seada – leiad abi Pilvebüroo uuest sarjast Kasuliku Kraami Kogumik.

Kuna selliste lihtsate ja selgete süsteemide loomine on just see, mis mulle tohutult meeldib (ja paistab, et teistel on neid vaja), siis ma luban neid kogumikke jätkuvalt juurde kirjutada J  Soovid ja ettepanekud teemade osas on teretulnud!

Miks süsteemide loomine on rahaliselt kasulik tegevus?

Süsteemide loomine on ainus võimalus, kuidas sa ise saad oma ettevõtte igapäevategevusest eemalduda ja olla ikkagi kindel, et kõik toimib just nii nagu sa õigeks oled pidanud.

Kui sa sõidad kuueks kuuks välismaale, kas tagasi tulles on su ettevõte pankrotis või toimis kõik vahepeal nii nagu tavaliselt? Ehk – kas sa töötad oma ettevõtte heaks või töötab ettevõte siiski sinu heaks?

Korralikult dokumenteeritud ja sinust sõltumatut äritegevust on võimalik ühel päeval edukalt ka müüa. Hästikorraldatud ettevõtet armastavad kliendid, sest sinu teenus on alati samasugune ja kindla kvaliteediga. Hästikorraldatud ettevõtet tahavad konkurendid ära osta ja sinna tahavad investorid investeerida.

Warren Buffet on öelnud, et talle meeldivad igavad ettevõtted – arusaadavad, stabiilse tegevusega, millel on hea juhtkond ja mis toodavad positiivset rahavoogu.

Äri, mis sõltub ühe inimese särast ja otsustest, ei ole jätkusuutlik. Kui see superstaar on töötaja ja ta peaks lahkuma, siis on ettevõttel jalad alt löödud. Kui see superstaar on ettevõtja ise, siis ei ole ettevõtet võimalik müüa (või on hind märksa madalam), kuna ettevõte sõltub väga tugevalt ettevõtja igapäevasest panustamisest.

Sinu eesmärgiks peaks olema luua selline ettevõte, mis võimaldab sul endal ühel heal päeval põhitegevusest eemalduda. Lõpmatuseni sa ei jaksa igapäevaselt rabada ja mingil momendil tahaks igaüks ka veidi puhata.

Ettevõtja ABC. Ellujäämise kursus alustavale ettevõtjale
Telli TASUTA 5-osaline kursus
- | 2016-11-15T12:05:33+00:00 12. oktoober 2016|ettevõtlus|kommentaarid puuduvad

Kommenteeri

four × 5 =