Raamatupidamine – nädalaga õpitav lihtne töö või raketiteadus?

Oled väikese ettevõtte omanik ja mõtled, mida teha – proovida ise oma numbrid kokku arvestada ja aruanne esitada või peaks siiski kuskilt raamatupidaja otsima?

Raamatupidajad ütlevad tavaliselt – ära jända ise, telli ikka teenus.

Mõnes mõttes on see õige soovitus, korrektse raamatupidamise selgekssaamiseks on vaja päris palju õppida ja praktiseerida. Teistpidi vaadates – raamatupidamine on väga „astmeline“, keerukus kasvab kiiresti koos ettevõtte kasvuga.

Kuna raamatupidajad toimetavad erinevate ettevõtetega, siis kipub meelest ära minema, et see kõige alumine ots on tegelikult päris lihtne.

Ettevõtjad ei oska tihti jällegi arvestada sellega, kui kiiresti kasvab raamatupidamise maht ja keerukus, koos ettevõtte kasvuga. Raamatupidajad on reeglina väga viletsad müügimehed ja ei taha oma lisateenuseid sulle juurde müüa, kuigi tegelikult nad tihti oskavad sulle nõu anda, vajalikke aruandeid ja prognoose teha. Ettevõtja jälle ei oska küsidagi, kuna ta lihtsalt ei tea, mida tal vaja on.

Milline ettevõtja võiks ise oma raamatupidamist teha?

2016.a oli Eestis ettevõtteid 82 tuhat, nendest pea 2/3 olid aastakäibega alla 100 tuhande. Tänaseks on ettevõtteid rohkem, aga valdav enamus neist on ikkagi väga väikesed.

Ma jaotaks ettevõtted raamatupidamise keerukuse ja vajaduste järgi alljärgnevalt:

1. Kõige väiksem ettevõte – kui soovid, tee ise ..

Aastakäive alla 40 tuhande, ei ole käibemaksukohustuslane, tegevus on väga lihtne – mõned Eesti-sisesed müügid ja ostud. Maksustatavaid kulusid ei ole, väljamaksed endale on lihtsad.

Sellisel ettevõttel on vaja:

  • algdokumendid raamatupidamisprogrammi sisestada, piisab isegi kui kord aastas seda teha (kuigi soovitaks siiski sagedamini),
  • endale väljamaksete tegemisel esitada Maksuametile järgmise kuu algul TSD deklaratsioon (töötasu või dividendid),
  • aastalõpu bilanss üle vaadata, kas kõik numbrid vastavad tõele (raamatupidamise konto Pank jääk klapib pangakonto väljavõttega, jne),
  • Äriregistrile esitada lihtne mikroettevõtja aastaaruanne.

Sellise ettevõtte juures ma julgeks küll väita, et vähegi matemaatikaga heades suhetes olev ja loogilise mõtlemisega inimene on võimeline ise raamatupidamise algusest lõpuni ära tegema, peale kursuseid või (nt Pilvebüroo) abimaterjalide abil õppimist. Kui selleks on muidugi aega ja viitsimist.

Kui see on sinu plaan, siis kasuta juhust ja osta õppimiseks kasulik töövihik – Raamatupidamine lihtsalt ja selgelt. https://pilvekool.ee/pood/rmt-toovihik/

2. Väikeettevõtja – kaalu mõttekust

Käibemaksukohustuslasest ettevõte, käive on ikkagi veel alla 100 tuhande, tegevus lihtne ja Eesti piires.
Sellisel ettevõttel on vaja lisaks eelnevale:

  • koostada korrektsed käibemaksuga müügiarved,
  • liigitada õigesti saadud ostuarved, kas saab käibemaksu tagasi küsida või mitte, sh kontrollida ostuarvete andmete piisavust,
  • koostada igakuiselt käibedeklaratsioon ja TSD deklaratsioon, välismaale müügi korral ka VD deklaratsioon, välismaiste ostude korral vajadusel pöördmaksustamine.

Kas on mõtet ise raamatupidamisega jätkata?

Kui tegevus on ainult Eesti piires, siis on võimalik sõbraliku raamatupidajaga saada kaubale – teed ise ära (tema antud reeglite kohaselt) andmesisestuse poole ja raamatupidaja vaatab korra kuus numbrid üle, teeb maksudeklaratsioonid ja kord aastas aastaaruande.

Samas see „ülevaatamine“ on päris suur töö ja ega sa sellega väga palju raha enam ei säästa. Lisaks on andmesisestust tänapäeval võimalik päris suures osas automatiseerida (raamatupidamisprogrammi automaatne sidumine pangaga, ostuarvete digiteerimine, müügiarvete nt e-poest otse programmi saatmine jne). Seega jah, see on võimalus, aga tihtilugu mitte eriti mõttekas.

Kui on tegemist välismaiste müükide ja ostudega, tuleks raamatupidamine täies ulatuses sisse osta – käibemaksuarvestus on päris keeruline ning nõuab palju õppimist ja kogemusi.

Raamatupidamise aastaaruanne koostamine on siin juba veidi suurem töö – tulude/kulude periodiseerimise kontroll, kas on ikka õiges aastas kajastatud, lisaks bilansisaldode vajadusel ümberhindamine (väikeettevõtja peab teatud varad kajastama õiglases väärtuses, erinevalt mikroettevõtjast). See tasuks kindlasti sisse osta.

Mida sa veel vajad?

Lisaks kohustuslikule finantsaruandlusele tasuks raamatupidajalt osta ka vahel ka mõned tunnid nõustamist – kuidas sa oma finantsasjadega paremini toimetada saaksid.
Spetsiaalset aruandlust ega eelarvestamist siin veel reeglina vaja ei lähe.

Mõistlik oleks siiski kasutada lihtsat rahade liikumise prognoosi, Excelis. Vt nt siit artiklist https://pilvebyroo.ee/likviidsus/ selgitust ja lae lingilt alla endale Exceli tabel.

Nüüd õige aeg ka õppida selgeks, mida näitavad su bilanss ja kasumiaruanne ning viia end kurssi kulude maksustamise reeglitega.

3. Kasvav ettevõtja – tegele parem teiste teemadega, mida sa ei saa veel delegeerida

Käive kasvab üle 100 tuhande ja hakkad töötajaid palkama.

Finantsarvestuse osas lisanduvad:

  • töötajate korrektne registreerimine maksuameti töötamise registris,
  • igakuine palgaarvestus,
  • TSD deklaratsioon ja töötasumaksude maksmine.

Lisaks lisandub koos töötajatega veel hulk kohustusi, alates töötervishoiu nõuetest kuni tööaja reegliteni. Vii end nende teemadega kindlasti õigeaegselt kurssi.

Mida sa veel vajad?

Nüüd tasuks raamatupidajalt juurde küsida lihtsat aruandlust ja temaga koos näiteks kord kvartalis numbrid üle vaadata, kuidas läheb.

4. Keskmine ettevõtja – sul on vaja lisateenuseid

Kui aastakäive on jõudnud nii 0.5-1 miljonini aastas, hakkab intuitiivne ettevõtte finantsjuhtimise võime otsa saama, ülevaade kaduma.

Nüüd oleks sul vaja juurde:

  • mitme toote/teenuse/poe korral kuluarvestust, et aru saada erinevate ettevõtte osade kasumlikkusest,
  • veidi põhjalikumat kuuaruandlust (sh rahavoogude aruannet) ja kindlasti tulemuste koos ülevaatamist,
  • lihtsamat finantsprognoosi,
  • tõenäoliselt ka abi finantseesmärkide seadmisel.

Palun, küsi neid oma raamatupidajalt. Kui ta siiski ei oska sind aidata, kirjuta mulle ..

Kokkuvõtteks

Päris algul, kui tegevus on väikesemahuline ja lihtne, võid soovi korral ise ise oma raamatupidamist nokitseda, aga palun pea meeles, millal sa pead hakkama professionaalset abi otsima.

Raamatupidajat on sul vaja hiljemalt siis ..

1) kui pead end vormistama käibemaksukohustuslaseks

Kui sinu aastakäive ületab 40 000 eurot, siis kontrolli üle, kas sa pead end käibemaksukohustuslaseks registreerima. Kui sa tegeled Eesti sees teenuste osutamise või kauba müügiga, siis ilmselt pead. Kui sa muutud käibemaksukohustuslaseks, siis on sul kindlasti raamatupidaja regulaarset abi juba vaja. Käibemaksureeglid on päris keerulised.

2) kui tahad kasutada maksusoodustusi

Kui sul hakkab tekkima juba piisavalt kasumit ja sa tahaksid ettevõttest kasumit välja võtta kõige maksuoptimaalsemal viisil, siis vajad kindlasti juba pädevat abi. Kulude maksustamise reegleid peab teadma, need võivad päris kummalised olema.

3) kui vajad raha ja investoritele vahearuandeid

Kui sa tahad pangalaenu võtta või küsid investoritelt raha, siis nõuavad nad reeglina juba regulaarset finantsaruandlust. Sellisel juhul on sul kindlasti vaja juba raamatupidaja abi.

4) kui su ettevõte kasvab kiiresti

Kui su ettevõte kasvab kiiresti, siis mingist momendist sa ei saa enam intuitiivselt oma pangakonto järgi oma numbritest aru.

Pädev finantsinimene oskab teha sulle prognoose, tulude-kulude analüüse, igakuist aruandlust – täpselt sinu järgi kohandatud. Nutikamad raamatupidajad saavad sellega hakkama.

5) kui su enda aeg muutub väärtuslikumaks kui raamatupidamisteenuse kulu.

Mingist momendist on sul tegemist juba nii palju, et sa pead paratamatult hakkama delegeerima. Raamatupidamisandmete sisestamine võiks olla üks esimestest asjadest, mida teistele delegeerida.