Vaatame sagedamini tehtavaid vigu raamatupidamises ja 10 olulist reeglit, mille järgimine aitab neid vigu vältida. Iga reegli lõpus on toodud ka vastav raamatupidamise alusprintsiip (RPS §16).

Algajad raamatupidajad ja ise oma raamatupidamise kallal nokitsevad ettevõtjad jäävad teinekord hätta kui ette satub harjumatu tehing. Ja teinekord teevad nad kogenud raamatupidaja vaatenurgast kummalisi või lausa valesid otsuseid.

Vigade põhjuseks kipub olema see, et ei tunta põhireegleid (ehk raamatupidamise alusprintsiipe), mille alusel tuleb otsuseid teha kui selget paragrahvi käepärast ei ole. 

Reegel 1 – tulud ja kulud peavad olema samas perioodis.

Kulusid kajastatakse samas perioodis, kui kajastatakse nendega seotud tulusid. Juhul kui teatud kuluga seotud tulud ei ole otseselt identifitseeritavad, kasutatakse kulude kajastamiseks ligikaudseid meetodeid. Näiteks materiaalse põhivara objekti soetamisega seotud kulutused kajastatakse kuluna objekti kasuliku eluea jooksul (amortisatsioonikuluna). Kulutused, mis tõenäoliselt ei genereeri tulusid, kajastatakse kuluna nende toimumise hetkel.

Raamatupidamise mõistes on perioodiks majandusaasta. Kui sul on väga väike ettevõte, mis ei ole ka käibemaksukohustuslane, siis täiesti piisab kui aasta kokku on õige. Kui tegemist on juba käibemaksuga, siis peavad arved olema kajastatud ka õiges kuus. Samuti vähegi suuremad ettevõtted vaatavad ka oma kuu aruandeid, seega ka neil on oluline, et arved oleks õiges kuus kajastatud.

Võimalikud vead:

  • 2018. aastal saadi kliendilt ettemakse kauba eest ja see kajastati tuluna. Kaup saadeti kliendile 2019.a. jaanuaris ja kaubakulu kajastati jaanuaris. Tulu jäi ühte aastasse ja kulu teise aastasse, see ei ole korrektne.
  • Levinud viga algajatel – kulu/tulu kajastatakse arvel oleva kuupäevaga, mitte selles kuus kui tulu või kulu tekkis. Jaanuari autokütusearve tuli 03.02, assistent paneb kulu veebruarisse, kuigi tegelikult on tegemist jaanuari kuluga.
  • Jaanuaris telliti suur töö advokaadilt, kokkulepitud hinnaga 2000 eurot. Töö tehti jaanuaris ka ära, aga arve tuli alles märtsis. Teenust osutaval raamatupidajal ei olnud sellest aimugi ja kajastas kulu arve tulekul märtsisse. Korrektne oleks olnud kajastada kulu jaanuaris. Kulu võib kajastada ka siis kui arvet ei ole, arvestusliku kuluna (D sobiv kulukonto, K arvestuslik kulu (viitvõlg)).
  • Veebruaris laekus makse kliendilt 3000 eurot. Raamatupidaja nõuet ei näinud, küsis kliendilt, millega tegu. Klient saatis arve, mis oli väljastatud detsembris, detsembri tööde eest. Jällegi, kuna info ei liikunud, jäi arve õiges kuus kajastamata. Kuna ettevõte oli ka käibemaksukohustuslane, pidi raamatupidaja parandama ka detsembri käibedeklaratsiooni ja ettevõte maksma maksuametile tagantjärele käibemaksu ja hilinemise eest ka viivise.
    Kui tegemist oleks olnud hilinenud ostuarvega, siis ei pea käibedeklaratsiooni tagantjärele parandama hakkama.

Tulude ja kulude vastavuse printsiip – aruandeperioodi tuludest arvatakse maha nendesamade tulude tekkega seotud kulud. Väljaminekuid, millele vastavad tulud tekivad mingil muul perioodil, kajastatakse kuludena samal perioodil, mil tekivad nendega seotud tulud. 

Reegel 2 – ettevõtte raamatupidamises tuleb kajastada ainult selle ettevõtte äritehinguid.

Võimalikud vead:

  • Omaniku isiklikud kulud pannakse ettevõtte kulude hulka.
    Kuidas eristada isiklikke kulusid ettevõtte kuludest?
    Väikeettevõtja võiks lähtuda eeskätt maksureeglitest, vt selle kohta artiklit: https://pilvebyroo.ee/100-maksuvaba-kulu-kas-tead-oma-oigusi/
  • Omaniku / kontserni teise ettevõtte kulud satuvad valesse ettevõttesse.
    Siin on tuleks hindamisel lähtuda järgmisest loogikast – kulu on õiges ettevõttes kui see on vajalik selles ettevõttes tulu teenimiseks.
    Teinekord on ühel või teisel põhjusel vaja osta ühte ettevõttesse korraga mitme ettevõtte kulud (nt hinnasoodustuse saamiseks), sellisel juhul tuleb võõrad kulud „edasi teha“. Ma olen kasutanud sellist lähenemist – teinud kasumiaruandesse eraldi grupi kahe kontoga: kulu „edasitehtavad kulud“ ja tulu „kulude kompenseerimine“, nii et need kaks kontot on alati kokku null. Kergem jälgida ja vajadusel arveid otsida.

Majandusüksuse printsiip – raamatupidamiskohustuslane arvestab oma vara, kohustisi ja majandustehinguid lahus tema omanike, kreeditoride, töötajate, klientide ja teiste isikute varast, kohustistest ning majandustehingutest.

Reegel 3 – sisu on tähtsam kui vorm.

Majandustehingute kajastamisel on esmatähtis nende sisu, mitte asjaolu, kuidas need on juriidiliselt vormistatud. Kuigi üldjuhul majandustehingute sisu ühtib nende juriidilise vormiga, ei pruugi see alati nii olla.

Võimalikud vead:

  • Rendileping, mis on sisuliselt kapitalirent, kajastatakse kasutusrendina kuna lepingu nimi on kasutusrendileping.
  • Mõni muu analoogne juhtum, kui raamatupidaja lähtub tehingu kajastamisel lepingu nimest või arvel toodud sõnastusest, mõtlemata läbi, millega tegu on.
    Paraku kui ostetakse odavat kannete registreerimise teenust, siis ei jõuagi raamatupidaja tehingute sisusse süveneda.

Sisu ülimuslikkuse printsiip – majandustehingute kajastamisel raamatupidamises ja raamatupidamise aruandes lähtutakse nende sisust ka siis, kui see ei ühti nende juriidilise vormiga.

Reegel 4 – keskenduda tuleb olulisele.

Raamatupidamise aruande koostamisel tuleb keskenduda ettevõtte tegevuse nendele aspektidele ja finantsnäitajatele, mis on olulised aruande tarbijatele ja mis võivad mõjutada nende poolt tehtavaid majandusotsuseid. Aruande ülekuhjamine liigsete detailide ja ebaolulise informatsiooniga halvendab aruande loetavust ja selle arusaadavust.

Väheoluliste objektide arvestusel ja aruandes kajastamisel võib rakendada lihtsustatud arvestuspõhimõtteid, eeldusel, et tulemus ei erine oluliselt toimkonna juhendites üldreeglina nõutud arvestuspõhimõtte rakendamisel saadavast tulemusest.

Informatsioon individuaalselt oluliste objektide ja tehingute kohta tuleb avalikustada eraldi. Väheolulisi objekte võib aruandes kajastada summeeritult ja sobivalt grupeeritult koos teiste väheoluliste objektidega.

Võimalikud vead:

  • Aastaaruanne on liiga detailne.
    Suure ettevõtte raamatupidaja koostab sõbra pisikese ettevõtte aastaaruande harjumusest samas formaadis kui suure ettevõtte oma – a la põhivara lisa ühe arvel oleva 500 eurose mobiiltelefoni kohta ja tegevuskulude detailse ülevaate 900 eurose kasumiaruande rea kohta. Oi, seda ma olen palju näinud.
  • Aastaaruandes puudub oluline info.
    Ettevõtte bilansis on olemas varud, aga arvestuspõhimõtetes puudub info, et varudes ei ole tavapärane kaup või müügiootel vara, vaid hoopiski krüptoraha.
  • Ebaolulisi tehinguid kajastatakse tekkepõhiselt.
    01.01 laekus 1 euro pangakonto intressitulu eelmise aasta eest, usin raamatupidaja võttis selle 31.12 seisuga arvestusliku tuluna arvele. Ei ole vaja, ausalt. Isegi mikroettevõtte korral. Imepisikesed muud tulud-kulud võib kassapõhiselt arvestada.
  • Ebaolulisi tehinguid ei grupeerita.
    Ettevõte on 20.jaanuaril maksnud viis ostuarvet, iga maksega kaasnes panga teenustasu 16 senti. 5×16 senti võib (ja tulebki) ühe kandega kuluks kanda, mitte viiega.

Märkus: viimased kaks nimetasin vigadeks seetõttu, et selline käitumine on ebamõistlik, tekitab üleliigseid raamatupidamiskandeid ja kulutab mõttetult aega. Otseselt vale see ei ole ja mitte midagi ei juhtu, kui niimoodi sente pooleks saagida.

Olulisuse printsiip – raamatupidamise aruandes peab kajastuma kogu oluline informatsioon, mis mõjutab raamatupidamiskohustuslase finantsseisundit, finantstulemust ja rahavoogusid. Oluline on selline aruandeinformatsioon, mille avaldamata jätmine võib mõjutada aruande kasutajate poolt aruande põhjal tehtavaid majandusotsuseid. Väheolulisi objekte võib arvestada ja aruandes kajastada lihtsustatud viisil.

Reegel 5 – aastaaruanne peab olema lugejatele arusaadav.

Raamatupidamise aruannet koostatakse laia ringi aruande kasutajate informeerimiseks (sh ettevõtte omanikud ja kreeditorid, töötajad, äripartnerid, avalikkus, riiklikud institutsioonid). Ülevaatlikkuse ja arusaadavuse huvides kasutatakse aruandes ühesugust terminoloogiat. Aruande koostamisel tuleb silmas pidada seda, et see oleks hästi loetav ja mõistetav ka välistele aruande tarbijatele, kes ei pruugi olla kursis ettevõtte igapäevase tegevusega. Seetõttu tuleb aruande koostamisel vältida ettevõtte sisest spetsiifilist keelekasutust, mis ei pruugi olla mõistetav välistele lugejatele. Samas eeldatakse aruande koostamisel, et aruande lugejad omavad piisavaid üldteadmisi raamatupidamisest ja finantsarvestusest, mistõttu aruandes ei ole vaja selgitada finantsalaseid üldtõdesid.

Võimalikud vead:

  • Aastaaruandes ei ole piisavalt selgitavaid lisasid.
    Siin ei ole väga täpseid reegleid, lähtutakse kogemusest. Kui ettevõte on piisavalt suur ja aruannet auditeeritakse, siis on audiitoritel oma arvamus vajalike lisade kohta, kontrolli üle.
    Oluline aspekt on ka see, kas ettevõttel on investoreid või laenuandjaid või on plaane raha kaasata.
    Aastaaruande pikkuse osas tuleb alati arvestada kahte vastupidist kaalutlust ja leida sobiv tasakaal – ühelt poolt peab aastaaruanne andma piisava ülevaate ettevõtte finantsseisundist, teiselt poolt on aastaaruanne avalik dokument, mida loevad ka sinu konkurendid, uudishimulikud naabrid, sugulased ja ajakirjanikud.
  • Aastaaruandes ei ole põhiaruannete ridadel viiteid selgitavatele lisadele.
    See on selline hea tava, mis säästab lugejate aega.
  • Tegevusaruanne ei ole piisavalt põhjalik.
    Oluline eeskätt siis kui sa tead, et sinu aruannet loevad nt MTÜ liikmed, ajakirjanikud või teised huvilised, kel ei ole piisavalt finantsalaseid teadmisi. Tegevusaruande formaat on vaba, sinna saad kirjutada kõik vajalikud selgitused ja kommentaarid, lihtsas keeles.

Arusaadavuse printsiip – raamatupidamise aruandes avalikustatav informatsioon peab olema esitatud nii, et see oleks ülevaatlik ja üheselt mõistetav aruande kasutajatele, kellel on aruandest arusaamiseks piisavad finantsalased teadmised.

Reegel 6 – raamatupidamise aruanne peab olema usaldusväärne.

Aruande koostamisel ja raamatupidamislike hinnangute tegemisel peab juhtkond võtma arvesse kogu talle teada oleva informatsiooni, k.a selle, mis sai talle teatavaks pärast aruandekuupäeva, kuid enne aruande heakskiitmist. Avalikustatava informatsiooni valik ja esitusviis aruandes peab olema objektiivne ja neutraalne; vältida tuleb tendentslikkust aruande koostamisel ning võrdset tähelepanu tuleb pöörata nii positiivse kui negatiivse informatsiooni avaldamisele.

Võimalikud vead:

  • Aasta lõpetamisel ei võeta arvesse korrigeerivaid sündmusi, mis toimusid aruandekuupäeva ja aruande lõpetamise vahelisel perioodil.
    Korrigeerivateks sündmusteks on näiteks varude müük pärast aruandekuupäeva soetusmaksumusest madalama hinnaga, mis annab tunnistust sellest, et tõenäoliselt juba aruandekuupäeval oli varude neto realiseerimisväärtus madalam bilansilisest väärtusest ja varud tuleks lõppenud aruandeperioodi bilansis alla hinnata; või pärast aruandekuupäeva algatatud kohtuasi ettevõtte vastu seoses seaduserikkumisega, mis toimus enne aruandekuupäeva.
  • Aruande koostamisel ei anta lisades ülevaadet olulistest, kuigi mittekorrigeerivatest sündmustest, mis toimusid aruandekuupäeva ja aruande lõpetamise vahelisel perioodil.
    Mittekorrigeerivateks sündmusteks on näiteks pärast aruandekuupäeva toimunud tulekahju, mille tulemusena hävis tootmishoone; pärast aruandekuupäeva algatatud kohtuasi ettevõtte vastu seoses seaduse rikkumisega, mis toimus pärast aruandekuupäeva; finantsinvesteeringute oluline turuväärtuse muutus pärast aruandekuupäeva
  • Aruande tegevusaruandes antakse ebapiisav või kallutatud pilt ettevõtte olukorrast, eriti kui on teada, et lugejad ei ole võimelised finantsnumbreid uurima (nt mõni suurema liikmeskonnaga MTÜ).

Objektiivsuse printsiip – raamatupidamise aruandes esitatav informatsioon peab olema neutraalne ja usaldusväärne.

Reegel 7 – raamatupidamise aruanne peab olema konservatiivne.

Raamatupidamislike hinnangute tegemisel peab juhtkond vältima liigset optimismi ning võtma arvesse kõiki võimalikke asjaolusid, mis võivad mõjutada varade ja kohustiste bilansilist väärtust. Näiteks ebatõenäoliselt laekuvate nõuete allahindlusel peab juhtkond võtma arvesse eelmiste perioodide kogemust laekumata jäävate nõuete osas ning mitte lähtuma põhjendamatult optimistlikust eeldusest, et olukord on loodetavasti paranenud ning seekord allahindluseks vajadus puudub.

Peamine viga:

  • Varad jäävad alla hindamata, kuna juhatus tahab ettevõtte tulemust näidata paremana. Nt pikalt laekumata olnud arved, aga ka aegunud kaubad, mittekasutuskõlblik põhivara, sügavas kahjumis olev tütar- või sidusettevõtja.

Konservatiivsuse printsiip – raamatupidamise aruannet tuleb koostada ettevaatlikult ja kaalutletult, et vältida varade ja tulude ülehindamist või kohustiste ja kulude alahindamist. Samas ei ole aruandes õigustatud varade ja tulude sihilik alahindamine või kohustiste ja kulude sihilik ülehindamine ning aruande kasutajate eest varjatud reservide tekitamine.

Reegel 8 – raamatupidamise aastaaruanne peab olema ülevaatlik.

Aruandes esitatakse terviklik pilt ettevõtte finantsseisundi, -tulemuse ja rahavoogude ning muude oluliste asjaolude kohta, mis mõjutasid ettevõtte finantsnäitajaid aruandeperioodil või võivad tõenäoliselt mõjutada tulevastel perioodidel. Aruande tarbijate jaoks oluline informatsioon esitatakse isegi juhul, kui see ei ole konkreetselt nõutud ühegi toimkonna juhendi poolt.

Peamine viga:

  • Aastaaruande koostamisel ei kaaluta huvigruppide infovajadust, esitakse ainult minimaalne kohustuslik info.
    Ühe omanikuga ettevõttel, kui omanik on ühtlasi juhatuse liige, ettevõttel puuduvad laenukohustused ja investorid, võib minimaalse info esitamine olla ka õigustatud.
    Igatahes, see on kaalumise ja analüüsimise koht.

Avalikustamise printsiip – raamatupidamise aruandes esitatakse kogu informatsioon, mis võimaldab saada aruande kasutajatel, kellel on aruandest arusaamiseks piisavad finantsalased teadmised, raamatupidamiskohustuslase kohta asjakohast ja tõepäraselt esitatud finantsinformatsiooni.

Reegel 9 – aastaaruande koostamise loogika peab olema järjepidev.

Võimalikud vead:

  • Aastaaruandes kasutatud loogikat muudetakse, aga võrdlusandmeid ei muudeta.
    Eelmises aastaaruandes kajastati krüptovaluuta bilansis rahade real, uues aastaaruandes varude real, aga eelmise aasta bilanssi ei muudetud.
  • Arvestuspõhimõtteid muudetakse põhjuseta või vales suunas.
    Näiteks, ostsin kinnisvarainvesteeringuks hoone, kajastan mugavuse mõttes korrigeeritud soetusmaksumuses (soetusmaksumus miinus amortisatsioon, nagu tavaline materiaalne põhivara). Järgmisel aastal hinnad on tunduvalt tõusnud, otsustan, et kajastan õiglases väärtuses, turuhinnas. 3a pärast on turulangus, mitte ei tahaks alla hinnata, lähen uuesti üle korrigeeritud soetusmaksumusele.

Selline solgutamine on väga halb praktika, nii ei peaks tegema. Kui paremat pilti andvale arvestuspõhimõttele üleminek on täiesti hea valik (korrigeeritud soetusmaksumuselt õiglasele väärtusele), siis teistpidi tagasiminekuks peaks olema väga hea põhjus.

Järjepidevuse ja võrreldavuse printsiip – raamatupidamise aruande koostamisel kasutatakse jätkuvalt varem kasutatud arvestuspõhimõtteid ja esitusviise. Esitusviisi ja arvestuspõhimõtteid tohib muuta, kui see võimalus tuleneb käesolevast seadusest või kui uus arvestuspõhimõte või esitusviis suurendab finantsinformatsiooni asjakohasust ja tõepärast esitust;

Reegel 10 – ettevõtte aastaaruanne peab andma õige pildi ettevõtte jätkusuutlikkusest.

Raamatupidamise aruande koostamisel on juhtkond kohustatud hindama ettevõtte jätkusuutlikust vähemalt 12 kuulises perspektiivis alates aruandekuupäevast. Juhul, kui ettevõtte tegevuse jätkuvuse suhtes eksisteerib ebakindlus (nt ettevõtte omakapital ei vasta äriseadustiku nõuetele), on juhtkond kohustatud avalikustama ebakindlust põhjustavad asjaolud lisades. Juhul kui ettevõte on alustanud tegevuse lõpetamist või on tõenäoline, et ta alustab või on sunnitud alustama lähema 12 kuu jooksul tegevuse lõpetamist, koostatakse aruanne teistest reeglitest lähtuvalt.

Võimalikud vead:

  • Lõpetamise otsus on tehtud, aga aastaaruandes kajastatakse varad ja kohustused nii nagu ettevõte tegutseks edasi.
    Sellega antakse ettevõtte lepingupartneritele vale pilt ettevõtte tulevikust.
  • Ebapiisava omakapitaliga ettevõtte aruandes ei ole infot, kuidas ettevõte plaanib omakapitali taastada (nt osanike täiendavad sissemaksed, laenude konverteerimine omakapitali).
    Sellega tekitatakse lepingupartnerites ebakindlust ja usaldamatust.

Jätkuvuse printsiip – raamatupidamise aruande koostamisel lähtutakse eeldusest, et raamatupidamiskohustuslane on jätkuvalt tegutsev ning tal ei ole tegevuse lõpetamise kavatsust ega vajadust.