Raamatupidamise algdokumentidele kehtivad kindlad vorminõuded, mis tulenevad erinevatest seadustest sh raamatupidamisseadusest. Lisaks on praktikas välja kujunenud arvetele tavapäraselt lisatavad andmed.

Artikkel ilmus ajakirja Raamatupidamise Praktik novembrinumbris.

Raamatupidamise algdokument on tõenduseks konkreetse tehingu toimumise kohta. Algdokument näitab, milline oli tehingu sisu, kes olid tehingu osalised ja millal täpselt tehing toimus, kas mingil kuupäeval või perioodil. Audiitor hindab algdokumentide kvaliteeti auditi käigus ja maksurevident hindab algdokumendi alusel, kas see konkreetne kulu on selle ettevõtte jaoks ettevõtlusega seotud või mitte.

Tulumaksuseaduse § 51 lg 2 punkti 3 kohaselt tuleb puuduliku või puuduva algdokumendiga kuludelt tasuda tulumaks. Tulumaksuseadus eraldi algdokumendi nõudeid ei sätesta, vaid viitab raamatupidamisseadusele. Raamatupidamisseadus käsitleb arve kohustuslikke vorminõudeid paragrahvis § 7.

Riigikohtu lahend 3-3-1-46-11 kinnitab, et algdokument võib koosneda ka mitmest osast. Ühte tehingut võib tõendada ja tihti tõendabki tervikliku algdokumendi asemel mitu dokumenti (näiteks ostu-müügileping, kauba saateleht, arve, maksekorraldus, pangakonto väljavõte).

Arve võib viidata näiteks lepingule või lisale, sellisel juhul muutub viidatud dokument algdokumendi osaks. Kui arvel on “reklaamiteenused vastavalt lepingule”, aga lepingut maksuametile ette näidata ei ole, jääb sisu tõendamata.

Algdokumendi vorminõuete hierarhia

1. Sisuliselt kõige olulisemad andmed:

  • tehingu majanduslik sisu ja periood, millal teenus osutati või kaup müüdi
  • tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa)
  • müüja nimi.

2. Kohustuslikud formaalsed andmed:

  • dokumendi nimetus ja number
  • koostamise kuupäev
  • ostja nimi
  • tehingupoolte aadressid (ostja ja müüja)
  • ostja ettevõtet esindava isiku allkiri, mis kinnitab majandustehingu toimumist
  • vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

Need andmed on nõutavad selleks, et algdokument sobiks raamatupidamise kuludokumendiks ja tõendaks ettevõtlusega seotust tulumaksuseaduse mõistes. Siiski on tegemist rohkem formaalsete nõuetega, mida saab vajaduse korral täiendada ja parandada.

Kui algdokumentide alusel koostatakse koonddokument, siis aadressid, allkiri ja järjekorranumber võivad olla ainult koonddokumendil (nt majanduskulude aruanded).

3. Käibemaksuseaduse lisanõuded (KMS § 37 lg 7)

Selleks et käibemaksukohustuslasel oleks õigus ostukäibemaksu tagasi küsida, on peale eelnimetatute nõutavad ostuarvel ka alljärgnevad andmed:

  • müüja käibemaksuregistri number
  • kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud
  • maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa
  • tasumisele kuuluv käibemaksusumma eurodes (v.a seaduses sätestatud juhtudel)
  • kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel
  • kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui seda saab kindlaks määrata ja see erineb arve väljastamise kuupäevast.

KMS-i § 37 lõige 8 loetleb veel mõned juhtumid, eeskätt sellised, mis on seotud maksuvabastuste ja ühendusesiseste tehingutega, mille korral tuleb arvele lisada täiendavaid andmeid.

Käibemaksuarvestuses on oluline, et müüja oleks arve korrektselt väljastanud ostja nimele (v.a kahel allpool kirjeldatud erandjuhtumil, kui on lubatud väljastada lihtsustatud arve). Probleem on eeskätt selliste käibemaksu sisaldavate kuludega, mida ettevõtja töötajale hüvitab, näiteks kodukontori või mobiiltelefoni kulud. Raamatupidamise algdokumendiks võivad need sobida ja tulumaksuga maksustamise probleemi ei ole, aga käibemaksu neilt tagasi küsida siiski ei saa.

Erand käibemaksunõuetes – lihtsustatud arve

Lihtsustatud arve (KMS § 37 lg 9 ja lg 10) võib väljastada siis, kui arvel olev summa ilma käibemaksuta ei ületa 160 eurot:

  • reisijateveo teenuse osutamisel
  • parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali ja muude sama laadi aparaatide väljatrükitava arve korral – ehk sellised juhtumid, kui arve väljastajaks on masin ja ostjat tuvastada ei ole võimalik.

Sellisel juhul märgitakse arvele vähemalt järgmised andmed:

  • arve väljastamise kuupäev
  • maksukohustuslase nimi, maksukohustuslasena registreerimise number
  • kauba või teenuse nimetus või kirjeldus
  • maksustatav summa
  • tasumisele kuuluv käibemaksusumma.

Ostja, kellele on väljastatud lihtsustatud arve, on kohustatud sellele arvele märkima oma nime ja maksukohustuslasena registreerimisnumbri.

4. Muudest seadustest tulenevad nõuded

Äriseadustiku § 15 ütleb, et kõigile äridokumentidele tuleb lisada äriregistri kood. Äriregistri koodi puudumine arvelt ei muuda arvet siiski maksuseaduste mõistes ebasobivaks, samuti ei sätesta seda sellisel kujul raamatupidamisseadus. Praktikas on äriregistri kood tõepoolest ka arve jaluses kirjas, sest seda on tihti vaja ostjale tarnijate registri jaoks. Äriregistri koodi läheb vaja ka KMD INF-i koostamiseks.

5. Praktikas täiendavalt lisatavad andmed

Võimalike arusaamatuste vältimiseks lisatakse arvele peale seaduses ette nähtud andmete tavaliselt praktikas väljakujunenud ulatuses järgmist kasulikku infot:

  • makseinfo – arvelt peaks saama üheselt ja selgelt aru, kas arve on tasutud ettemaksuga, kuulub maksmisele ülekandega tulevikus või on makstud kohapeal sularahas
  • kui arve makstakse ülekandega, siis tuleks arvele lisada maksetähtaeg
  • kontaktandmed – üldiselt lisatakse arvele ka telefoninumber ja meiliaadress, et ostja (või ostja raamatupidaja) saaks müüjaga kontakteeruda.

Algdokumentide parandamine

Riigikohus on korduvalt oma lahendites rõhutanud, et maksumaksjal tuleb võimaldada vajaduse korral algdokumenti parandada.

Ainuüksi vorminõude rikkumine ei tähenda, et tegemist pole raamatupidamisarvestuse algdokumendiga. Tõendiks ei saa lugeda vormiveaga raamatupidamisarvestuse algdokumenti siis, kui maksumaksja ei kõrvalda sellest veast tekkinud mõistlikku kahtlust, et tegemist on pettusega (Riigikohtu lahend 3-3-1-15-02).

Parandatava vormiveaga kuludokumendi puhul peab maksuhaldur tegema maksumaksjale ettepaneku esitada määratud tähtpäevaks puuduvad andmed. Nõustuda ei saa väitega, et raha liikumist kajastavat dokumenti ei tohi täiendada. Parandada ei tohi küll arvnäitajaid, kuid näiteks ostja nime või aadressi hilisem lisamine müügitšekile pole keelatud (Riigikohtu lahend 3-3-1-26-02). Arvnäitajate parandamise keeld tulenes tollal kehtinud raamatupidamisseadusest, kus see oli sõnaselgelt kirjas. Praegune raamatupidamisseadus tegelikult sellist keeldu ei sisalda.

Paranduste tegemisel peab järgima maksukorralduse seaduse § 57 lõike 5 nõuet – maksuarvestuse dokumente ei tohi muuta viisil, mis ei võimalda nende esialgse sisu, samuti muudatuse tegemise aja kindlakstegemist, ning raamatupidamisseaduse § 10, mille kohaselt tuleb paranduse kohta koostada õiend, kui parandus omakorda ei toetu teisele algdokumendile.

Algdokumentide nõuete jälgimine on raamatupidajatele küllalt tüütu osa tööst, mille väärtust keegi peale maksuametnike ja audiitorite ei hinda. Sellegipoolest on raamatupidamisseaduse, tulumaksuseaduse, käibemaksuseaduse ning teiste oluliste regulatsioonide tundmine ja järgimine kindlasti oluline osa raamatupidaja tööst.

Ettevõtja ABC. Ellujäämise kursus alustavale ettevõtjale
Telli TASUTA 5-osaline kursus