Ostukorv

Arhiiv

Mis on lähetus ja kuidas arvestatakse lähetuskulusid?

/, raamatupidamine, seadused/Mis on lähetus ja kuidas arvestatakse lähetuskulusid?

Mis on lähetus?

Töölähetuseks loetakse töötamist väljaspool töölepingus ettenähtud piirkonda, tavaliselt on see määratud linna või valla täpsusega. Juhatuse või nõukogu liikme korral on tegemist ametilähetusega.

Töölähetusega on tegu näiteks siis, kui ettevõtja läheb kaheks päevaks Pärnusse konverentsile või Riiga uue potentsiaalse kliendiga kohtuma.

Lähetuse ja puhkuse ühendamise kohta on ilmunud mõni aasta tagasi hea artikkel ajakirjas Maksumaksja.

Kokkuvõtteks:

1) Kui pikema lähetuse sisse jäävad ka nädalavahetuse päevad, siis nende eest tuleb samuti maksta nii päevaraha kui majutuskulud.
2) Kui töötaja soovib lähetuskohas paar päeva puhata (oma puhkusepäevade arvelt), siis tööandja nende päevade eest päevaraha ega majutuskulusid ei maksa. Küll peab tööandja maksma mõlema otsa sõidukulud, kuna tööandja kohustus on töötaja välismaalt tagasi tuua.

Kuidas vormistada?

Enne lähetusse saatmist vormistatakse lähetusotsus, keda, kuhu ja milleks saadetakse. Vabas vormis, peaasi et faktid on kirjas.

Töötajal on õigus nõuda lähetuskulude eeldatava summa ulatuses avansi maksmist.

Lähetusest naastes tuleb töötajal koostada lähetuskulude aruanne (vt näidist siit).

Lähetuskulude aruandes tuleb ära näidata:
– kes, kus, millal ja miks lähetuses käis,
– päevaraha arvestus,
– tehtud lähetuskulud, mis tuleb välja maksta.

Kui nt lennukipiletid või majutus on eelnevalt arve alusel makstud, siis oleks mõistlik lähetusaruandele vastavad viited lisada.

Kuidas tõestada, et sa ka tegelikult lähetuses käisid?

Pardakaardid – kuna kaasajal on tihti pardakaardid elektroonsed, siis neid nõuda enam ei saa. Kui olemas on, võiks siiski aruandele lisada, see on täiendav tõestus, et lähetuses siiski konkreetselt käidi. Kuludokumendiks pardakaart ei sobi, see on lihtsalt täiendav tõendusmaterjal.

Kui sõideti nt oma autoga Riiga, ööbiti sõbra pool ja seega reaalseid sõidu- ja majutusarveid ei ole, siis tasuks Riias mõni kulutus siiski teha, kasvõi autot tankida või kliendiga ärilõunat süüa, muidu võib tekkida kahtlus, kas üldse lähetuses käidi.

Kui ettevõtja ennast kuhugi lähetab, siis enda jaoks eelnevat otsust vaja ei ole. Küll tuleks lähetuskulude aruandele lisada sõidu põhjendus ja vajadusel pikem selgitus.

Selgituse põhjalikkus sõltub sihtkohast. Kui eesmärgiks oli Soomes asuva püsikliendi külastamine ühe päeva jooksul, siis piisab täiesti kirjeldusest „kohtumine kliendiga X”. Kui eesmärgiks oli Austraaliast uute klientide otsimine kahe nädala jooksul, siis on igati mõistlik kirjutada pikk ja põhjalik selgitus, miks käidi ja milliseid tulemusi saavutati. Töölähetus on ette nähtud töö tegemiseks, puhkusereisi kulud maksustatakse täies ulatuses erisoodustusena.

Millised lähetuskulud saab ja tuleb hüvitada?

1. Päevaraha

Välislähetuse korral makstakse päevaraha, mis on ette nähtud peamiselt toidukulude katmiseks. Tööandja peab maksma välislähetuse päevaraha vähemalt 22.37 eurot päevas, maksuvabalt võib maksta kuni 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus, ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta.

Üle piirmäära makstud päevaraha maksustatakse lisatasuna.

Välislähetuse päevaraha piiranguteks on veel
1) lähetuskoht peab asuma vähemalt 50 km töökoha asula piirist,
2) lähetusse minemise päeval peab välisriiki suunduv sõiduk väljuma vähemalt kell 21.00 ja saabumise päeval saabuma vähemalt kell 3.00, siis võib mõlemal juhul maksta päevaraha lubatud piirides.

Eestisisese lähetuse korral maksuvabalt päevaraha maksta ei saa.

Toidukulusid lähetuskulude hulka ei loeta ja maksuvabalt hüvitada ei saa, need kompenseeritakse päevaraha kaudu. Eestisisesel lähetuse korral on arvamused kahetised, maksuamet arvab igatahes, et töötaja võiks omal kulul süüa.

FIE-le see lähetuse kord ei laiene ja FIE endale maksuvaba päevaraha maksta ei saa. Muidugi võib ta samas kanda kuludesse kõik vajalikud lähetusega seotud kulutused.

2. Muud lähetuskulud

Muud lähetuskulud võib hüvitada ainult kulu tõendava dokumendi alusel, nagu ikka.

Ettevõte peab hüvitama lähetusega seotud sõidu- ja majutuskulud, lisaks muud vajalikud kulud, nt viisa vormistamise kulud või reisikindlustus.

Kui töötaja sõidab lähetusse autoga ja jätab selle nt nädalaks lennujaama juurde tasulisse parklasse, siis parkimistasu loetakse samuti lähetuskuluks, on tegemist siis tööandja auto või isiklik autoga.

Kuna linnalegendid on hämmastavalt vastupidavad, siis igaks juhuks ütlen, et majutuskuludel piirmäära enam ei ole (kuni 2011a oli piiriks Eestis 77 ja välislähetusel 128 eurot ööpäevas). Samuti ei kehti enam aastaid reegel, et linnasisese transpordi kulusid võib hüvitada 35% ulatuses päevarahast.

Kui töötaja sõidab lähetusse isikliku autoga, siis tuleb töötajale hüvitada otsesed kulud, kuludokumendi alusel. Lihtne praktika on järgmine: enne sõidu alustamist tangid auto kütusepaagi täis, kohe peale lähetusest tulekut tangid paagi uuesti täis – ja see teise tankimise tšekk ongi sobiv lisada lähetuskulu aruandele. Lähetuskuluna kütusetsheki alusel makstud summasid ei pea maksuametile deklareerima kui isikliku auto kasutamise eest makstud kompensatsiooni ning need ei lähe ka piirmäärade alla.

Alternatiivina võib maksta töötajale lähetusse sõitmise eest ka isikliku auto kasutamise kompensatsiooni, tavalise korra järgi. Tööks vajalik sõit igatahes.

Kui lähetuse ajal teeb töötaja muid kulutusi (kontoritarbed, ärilõunad), siis need kulud tuleks vormistada eraldi majanduskulude aruandega ja kajastada tavapäraselt.

Töölähetuste kulude maksustamist reguleerib valitsuse määrus.

PS. Vaata ka teisi postitusi samast seeriast.

Ettevõtja ABC. Ellujäämise kursus alustavale ettevõtjale
Telli TASUTA 5-osaline kursus
- | 2016-11-15T11:51:24+00:00 12. juuli 2013|maksud, raamatupidamine, seadused|6 kommentaari

6 kommentaari

  1. Michael Ford 11. jaanuar 2015 at 02:13 - Reply

    Profound article, I loved the business communication building critical skills part

  2. Anonüümne 24. aprill 2016 at 17:21 - Reply

    Päevaraha on nüüd 50 eur, mitte 32 eur

  3. Maarja-Liis 3. märts 2017 at 10:34 - Reply

    Tere!

    Kui lugeda maksuameti seisukohta töö- ja puhkuse ühildamise kohta, siis selle näite puhul, kus töötaja soovib lähetuskohas paar päeva puhata ja naaseb seetõttu hiljem, võib tagasisõidupiletite hüvitamise korral tekkida tööandjal erisoodustusrisk. Tuginedes samale näitele on hiljem ametnikel aga ilmselt raske tõendada, kas naasti hiljem seetõttu, et puhata või seetõttu et lennupiletid olid paar päeva hiljem soodsama hinnaga

    Näide EMTA kodulehelt ja nende vastus
    Töötaja saadetakse Pariisi lähetusse esmaspäevast reedeni ning töötaja otsustab Pariisis viibimist isiklikes huvides pikendada ning saabub tagasi nädal hiljem. Sellistes olukordades tekib küsimus, kas tagasisõit on aktsepteeritav lähetuse transpordikuluna või on selline tagasisõit käsitletav erisoodustusena.
    Maksuhaldur on seisukohal, et sellisel juhul ei ole tagasituleku pilet enam lähetusest saabumise, vaid puhkuselt tuleku pilet. Töötaja on loobunud määratud kuupäeval lähetusest saabumisest, mille tööandja pidi talle kinni maksma. Antud juhul on tagasisõidupilet täies ulatuses maksustatav erisoodustusena, kui tööandja selle kinni maksab.

    Juhul, kui lähetusse minekuks soetatakse soodsama hinnaga sõidupiletid nii, et nädalavahetus jääb sisse, vormistatakse üldjuhul ka lähetus vastavalt sõidupileti kuupäevadele. Samas ei saa välistada olukorda, kus lähetus on vormistatud esmaspäevast, kuid sõidupilet on ostetud vahetult eelnevaks nädalavahetuseks (või lähetus lõppeb reedel, aga sõidupilet on ostetud pühapäevaks). Kuna tegemist on eelkõige tööandjapoolse rahaliste vahendite kokkuhoiuga (nädalalõpu eest ei maksta päevaraha ega hüvitata majutust), mitte töötajale erisoodustuse andmisega, võib lugeda sõidupiletid, mille kuupäevad on lähetusele vahetult eelnevatel või järgnevatel puhkepäevadel lähetusega seotud kuluks ja erisoodustust ei teki.

    https://www.emta.ee/et/tulu-kulu-kaive-kasum/kinnipeetud-tulumaks/lahetused/toolahetuskulude-huvitamine-ja-valislahetuse#lahetuse_ja_puhkuse_uhildamine

  4. M 15. september 2017 at 15:54 - Reply

    Tere!

    Kui ettevõtja ostis omaniku lähetuse lennupiletid eraisiku kontolt, kuna ettevõttel puudusid tol hetkel vahendid, siis kas ja kuidas on piletite kulu võimalik eraisiku kontole tagasi kanda?

    Tänud!

    • Anna-Liisa 18. september 2017 at 10:22 - Reply

      Tere! Kõige lihtsam: eraisik teeb kuluaruande, kus kirjas mida soetati ja mis summas ning selle alusel maksab ettevõte talle raha tagasi (erasisiku kontolt masekkviitung koos ostu tõendavate dokumentidega, näiteks piletite arve, tuleb ka ettevõttel säilitada). Seni kuni ettevõte ei ole tagasi tasunud kulusid, kajastub antud summa bilansis real “võlg aruandvale isikule”.

  5. Evelin 22. september 2017 at 11:58 - Reply

    Tere!
    Kas päevarahasid on võimalik ka tagantjärgi maksta? Mõtlen siinkohal alates 2017.aasta algusest peale toimunud lähetuste päevarahasid. Kuna ma polnud nende maksmise võimalikkusest teadlik, tegu on alles alla aastase ettevõttega, aga lähetused on toimunud.

Kommenteeri

twelve − 8 =