Mis on lähetus?

Töölähetuseks loetakse töötamist väljaspool töölepingus ettenähtud piirkonda, tavaliselt on see määratud linna või valla täpsusega. Juhatuse või nõukogu liikme korral on tegemist ametilähetusega.

Töölähetusega on tegu näiteks siis, kui ettevõtja läheb kaheks päevaks Pärnusse konverentsile või Riiga uue potentsiaalse kliendiga kohtuma.

Lähetuse ja puhkuse ühendamise kohta on ilmunud mõni aasta tagasi hea artikkel ajakirjas Maksumaksja.

Kokkuvõtteks:

1) Kui pikema lähetuse sisse jäävad ka nädalavahetuse päevad, siis nende eest tuleb samuti maksta nii päevaraha kui majutuskulud.
2) Kui töötaja soovib lähetuskohas paar päeva puhata (oma puhkusepäevade arvelt), siis tööandja nende päevade eest päevaraha ega majutuskulusid ei maksa. Küll peab tööandja maksma mõlema otsa sõidukulud, kuna tööandja kohustus on töötaja välismaalt tagasi tuua.

Kuidas vormistada?

Enne lähetusse saatmist vormistatakse lähetusotsus, keda, kuhu ja milleks saadetakse. Vabas vormis, peaasi et faktid on kirjas.

Töötajal on õigus nõuda lähetuskulude eeldatava summa ulatuses avansi maksmist.

Lähetusest naastes tuleb töötajal koostada lähetuskulude aruanne (vt näidist siit).

Lähetuskulude aruandes tuleb ära näidata:
– kes, kus, millal ja miks lähetuses käis,
– päevaraha arvestus,
– tehtud lähetuskulud, mis tuleb välja maksta.

Kui nt lennukipiletid või majutus on eelnevalt arve alusel makstud, siis oleks mõistlik lähetusaruandele vastavad viited lisada.

Kuidas tõestada, et sa ka tegelikult lähetuses käisid?

Pardakaardid – kuna kaasajal on tihti pardakaardid elektroonsed, siis neid nõuda enam ei saa. Kui olemas on, võiks siiski aruandele lisada, see on täiendav tõestus, et lähetuses siiski konkreetselt käidi. Kuludokumendiks pardakaart ei sobi, see on lihtsalt täiendav tõendusmaterjal.

Kui sõideti nt oma autoga Riiga, ööbiti sõbra pool ja seega reaalseid sõidu- ja majutusarveid ei ole, siis tasuks Riias mõni kulutus siiski teha, kasvõi autot tankida või kliendiga ärilõunat süüa, muidu võib tekkida kahtlus, kas üldse lähetuses käidi.

Kui ettevõtja ennast kuhugi lähetab, siis enda jaoks eelnevat otsust vaja ei ole. Küll tuleks lähetuskulude aruandele lisada sõidu põhjendus ja vajadusel pikem selgitus.

Selgituse põhjalikkus sõltub sihtkohast. Kui eesmärgiks oli Soomes asuva püsikliendi külastamine ühe päeva jooksul, siis piisab täiesti kirjeldusest „kohtumine kliendiga X”. Kui eesmärgiks oli Austraaliast uute klientide otsimine kahe nädala jooksul, siis on igati mõistlik kirjutada pikk ja põhjalik selgitus, miks käidi ja milliseid tulemusi saavutati. Töölähetus on ette nähtud töö tegemiseks, puhkusereisi kulud maksustatakse täies ulatuses erisoodustusena.

Millised lähetuskulud saab ja tuleb hüvitada?

1. Päevaraha

Välislähetuse korral makstakse päevaraha, mis on ette nähtud peamiselt toidukulude katmiseks. Tööandja peab maksma välislähetuse päevaraha vähemalt 22.37 eurot päevas, maksuvabalt võib maksta kuni 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus, ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta.

Üle piirmäära makstud päevaraha maksustatakse lisatasuna.

Välislähetuse päevaraha piiranguteks on veel
1) lähetuskoht peab asuma vähemalt 50 km töökoha asula piirist,
2) lähetusse minemise päeval peab välisriiki suunduv sõiduk väljuma vähemalt kell 21.00 ja saabumise päeval saabuma vähemalt kell 3.00, siis võib mõlemal juhul maksta päevaraha lubatud piirides.

Eestisisese lähetuse korral maksuvabalt päevaraha maksta ei saa.

Toidukulusid lähetuskulude hulka ei loeta ja maksuvabalt hüvitada ei saa, need kompenseeritakse päevaraha kaudu. Eestisisesel lähetuse korral on arvamused kahetised, maksuamet arvab igatahes, et töötaja võiks omal kulul süüa.

FIE-le see lähetuse kord ei laiene ja FIE endale maksuvaba päevaraha maksta ei saa. Muidugi võib ta samas kanda kuludesse kõik vajalikud lähetusega seotud kulutused.

2. Muud lähetuskulud

Muud lähetuskulud võib hüvitada ainult kulu tõendava dokumendi alusel, nagu ikka.

Ettevõte peab hüvitama lähetusega seotud sõidu- ja majutuskulud, lisaks muud vajalikud kulud, nt viisa vormistamise kulud või reisikindlustus.

Kui töötaja sõidab lähetusse autoga ja jätab selle nt nädalaks lennujaama juurde tasulisse parklasse, siis parkimistasu loetakse samuti lähetuskuluks, on tegemist siis tööandja auto või isiklik autoga.

Kuna linnalegendid on hämmastavalt vastupidavad, siis igaks juhuks ütlen, et majutuskuludel piirmäära enam ei ole (kuni 2011a oli piiriks Eestis 77 ja välislähetusel 128 eurot ööpäevas). Samuti ei kehti enam aastaid reegel, et linnasisese transpordi kulusid võib hüvitada 35% ulatuses päevarahast.

Kui töötaja sõidab lähetusse isikliku autoga, siis tuleb töötajale hüvitada otsesed kulud, kuludokumendi alusel. Lihtne praktika on järgmine: enne sõidu alustamist tangid auto kütusepaagi täis, kohe peale lähetusest tulekut tangid paagi uuesti täis – ja see teise tankimise tšekk ongi sobiv lisada lähetuskulu aruandele. Lähetuskuluna kütusetsheki alusel makstud summasid ei pea maksuametile deklareerima kui isikliku auto kasutamise eest makstud kompensatsiooni ning need ei lähe ka piirmäärade alla.

Alternatiivina võib maksta töötajale lähetusse sõitmise eest ka isikliku auto kasutamise kompensatsiooni, tavalise korra järgi. Tööks vajalik sõit igatahes.

Kui lähetuse ajal teeb töötaja muid kulutusi (kontoritarbed, ärilõunad), siis need kulud tuleks vormistada eraldi majanduskulude aruandega ja kajastada tavapäraselt.

Töölähetuste kulude maksustamist reguleerib valitsuse määrus.

PS. Vaata ka teisi postitusi samast seeriast.

Ettevõtja ABC. Ellujäämise kursus alustavale ettevõtjale
Telli TASUTA 5-osaline kursus