Täiesti legaalne ja vahel nii kasulik lahendus – ostja väljastab ise endale arve (self-billing). Selle asemel, et saata andmed müüjale ja oodata, kuni arve saabub.

Praktikas on valdava osa majandustehingute kajastamise aluseks müüja poolt väljastatud arve. Üks ja sama dokument on müüjale müügitehingu kajastamise aluseks ja ostjale ostutehingu kajastamise aluseks.

Aga lubatud on ka teistpidine lahendus, kui pooled on nii kokku leppinud.

Mõistlik on see eeskätt siis, kui täpne info tehingu kohta on ostja käes, mitte müüja käes.

Näiteks, minu e-raamatuid müüb kolmas osapool. Järgmise kuu algul tuleb meil – palun väljastage meile arve 10 selle e-raamatu eest ja 5 tolle e-raamatu eest. Minul seda infot ei ole, ostjal on. Selle meili alusel koostan ma müügiarve, saadan ostjale ja ostja tasub arve. Sama hästi võiks olla meil lepingus sees punkt, et ostja saadab ise mulle arve.

Kõikvõimalikud komisjonimüügid, affiliate kokkulepped, ka osad põllumajanduse tehingud.

Kas see on tõesti lubatud?

Raamatupidamise seadus sellist varianti kindlasti ei keela (kuigi otseselt ei ole sellest ei raamatupidamise seaduses ega juhendites juttu).  Oluline on see, et dokument on olemas ja sellel dokumendil on nõutud hulk infot.

Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust. Raamatupidamise seadus §7 lg 1.

Käibemaksuseadus selgelt lubab. Kauba soetaja või teenuse saaja võib väljastada arve maksukohustuslase või välisriigi maksukohustuslase poolt talle võõrandatud kauba või osutatud teenuse kohta, kui poolte vahel on enne käibe toimumist sõlmitud kirjalik kokkulepe selles, et kauba soetaja või teenuse saaja väljastab arve ning maksukohustuslane või välisriigi maksukohustuslane aktsepteerib seda. Kokkulepe peab sisaldama arvete maksukohustuslase poolse või välisriigi maksukohustuslase poolse aktsepteerimise korda. (KMS §37 lg 5).

Aktsepteerimise võib kokku leppida nii aktiivse kui passiivse. Aktiivse aktsepteerimise korral kohustub müüja näiteks kahe tööpäeva jooksul meilile kinnituse saatma, et kõik sobib. Passiivse aktsepteerimise korral on müüjal võimalik kolme päeva jooksul vastu vaielda ja kui ta seda ei tee, loetakse arve aktsepteerituks.

Mida lepingusse kirjutada (ja miks)?

Käibemaksuseadus nõuab, et leping oleks olemas ja seal oleks kaks punkti – müüja nõusolek ostja poolt arvete väljastamiseks ja arvete aktsepteerimise kord.

Näiteks niimoodi:

  • Pooled on kokku leppinud, et Ostja koostab ise Teenuse eest arve ning edastab selle Müüjale järgmise kalendrikuu kolmandaks tööpäevaks.
  • Kui Müüja ei ole arvele vastu vaielnud kolme tööpäeva jooksul alates arve väljastamisest, siis loetakse arve Müüja poolt aktsepteerituks ja Ostja kohustub arve tasuma järgneva kahe tööpäeva jooksul.

Kui müüja ei ole käibemaksukohustuslane, siis pole tegelikult isegi neid nõudeid. Mõistagi võiks leping igal juhul olemas olla ja sinna võiks panna veidi rohkem infot, riskide maandamiseks.

Riskid:

1) Mõlemad osapooled väljastavad sama tehingu eest arve, nii müüja kui ostja. Ja kuna need arved on erinevate numbritega, siis ei „märka“ seda ka ostja raamatupidamisprogramm, mis muidu duplikaatide peale häiret tõstab.

Lepingus peab üheselt kokku leppima, et müüja kohustub omalt poolt kokkulepitud perioodil arveid mitte väljastama.

Müüja kohustub lepingu kehtivuse aja jooksul ise mitte väljastama arveid Lepingus nimetatud Teenuste eest.

2) Müüja ei ole lepingu sõlmimise ajal käibemaksukohustuslane, aga hiljem registreerib end käibemaksukohustuslaseks. Müüja ostjat ei teavita, ostja seda ei märka ega kontrolli ning väljastab endiselt ilma käibemaksuta arveid.

Lepingusse peab lisama müüja teavituskohustuse.

Müüja kinnitab Ostjale, et ta ei ole Lepingu sõlmimise kuupäeval käibemaksukohustuslane. Müüja kohustub koheselt Ostjat informeerima kui ta registreerib end käibemaksukohustuslaseks.

3) Müüja on käibemaksukohustuslane, aga ostja võib koostada arve ebakorrektselt – kasutada vale käibemaksumäära, ei lisa nõutud rekvisiite jne.

Lepingusse peab lisama ostja kohustuse väljastada korrektseid käibemaksuseadusele vastavaid arveid.

Selguse mõistes võiks lisada ka kohustuse lisada arvele, et vastavalt lepingule on arve väljastatud ostja poolt.

Ostja kohustub lisama arvele Müüja nime, aadressi, KMKR numbri ja muud kohustuslikud arve rekvisiidid, vastavalt käibemaksuseaduse nõuetele. Lisaks kohustub Ostja lisama arvele järgmise lause „Arve on koostatud ostja poolt“.

4) Müüja lõpetab oma käibemaksukohustusluse, kuna käive langeb alla seaduses ettenähtud piiri. Müüja ostjat ei teavita, ostja seda ei märka ega kontrolli ning väljastab endiselt käibemaksuga arveid.

Lepingusse peab lisama müüja teavituskohustuse.

  • Müüja kinnitab Ostjale, et ta on Lepingu sõlmimise kuupäeval käibemaksukohustuslane, KMKR number XXX.
  • Müüja kohustub informeerima Ostjat koheselt kui muutub Müüja KMKR number või Müüja käibemaksukohustuslus lõpeb.

Kuidas seda tehniliselt teha?

Ostja koostab oma raamatupidamisprogrammis ostureskontros ostuarve. Trükib programmist arve välja ja saadab müüjale. Proovisin, vähemalt Merit väljastas täiesti viisaka väljanägemisega arve.

Ostja poolne arvete väljastamine on teatud juhtudel igati mugav ja mõistlik lahendus, mida võiks ka Eestis senisest enam kasutada. Samas on sellega seotud teatud riskid, millede maandamiseks tuleb lepingus käitumisreeglid selgelt kokku leppida.

Leia veel kasulikke nippe ka Pilvebüroo e-raamatutest: https://pilvekool.ee/