Raamatupidamisvead tekivad sageli juba enne esimese kande tegemist: kokkulepped on ebaselged, dokumendid jäävad kogumata või ettevõtja ei vaata oma numbreid üle. Hea töökorraldus aitab vead varakult üles leida ja vähendab tagantjärele parandamist.
Siin on 25 viga, mida väikeettevõtja saab vältida nii ise raamatupidamist tehes kui ka teenust sisse ostes. Iga punkti juures on konkreetne tegevus, mille saad oma ettevõttes läbi proovida.
Artiklis: koostöö raamatupidajaga · dokumendid · maksud ja arvestus · tarkvara ja automaatika · raha ja kontroll
Koostöö raamatupidajaga
1. Valid teenuse ainult hinna järgi
Madal ega kõrge kuutasu ei tõenda iseenesest kvaliteeti. Sama hinnaga pakkumised võivad sisaldada väga erinevas mahus tööd: ühes on palgaarvestus ja nõustamine, teises ainult dokumentide kirjendamine.
Tee nii: võrdle sama töömahtu. Küsi, kes sinu ettevõttega tegeleb, kuidas tema tööd kontrollitakse ning millised aruanded ja selgitused sa saad.
2. Jätad valdkonna kogemuse kontrollimata
E-pood, investeerimisettevõte ja kohalik teenusepakkuja vajavad erinevaid teadmisi. Ka tubli raamatupidaja võib vajada uue tehinguliigi puhul täiendavat uurimist.
Tee nii: kirjelda oma müügikanaleid, riike, makselahendusi ja eritehinguid juba enne koostöö algust. Küsi, milliste sarnaste olukordadega raamatupidaja on kokku puutunud ja millal kaasatakse spetsialist.
3. Tööjaotus ja lisatasud jäävad lahti rääkimata
Arusaamatus tekib kergesti, kui ettevõtja eeldab, et raamatupidaja koostab arved, jälgib võlgnikke ja annab piiramatult nõu, kuid leping käsitleb ainult arvestust ja deklaratsioone.
Tee nii: kirjuta kokku, kes mida teeb, millal andmed üle annab ning kuidas kujuneb lisatöö hind. Ka aastaaruande, paranduste ja konsultatsioonide tasu olgu selge.
4. Asendamine ja suhtlus sõltuvad ühest inimesest
Büroo suurus üksi ei näita, kas töö jätkub puhkuse või haigestumise ajal. Probleeme tekitab teadmatus, kes vastab kiirele küsimusele ja kes täidab läheneva tähtaja.
Tee nii: lepi kokku asendaja või varuplaan, vastamise aeg ja kiirete küsimuste kanal. Teavita raamatupidajat uutest lepingutest ja suurematest tehingutest enne nende tegemist.
5. Teed ise rohkem, kui oskad kontrollida
Lihtsa ettevõtte raamatupidamist võib teha ise, kui teadmised ja aeg on olemas. Risk tekib siis, kui tarkvara kasutamise oskus asendab arusaamise tehingust või abi küsitakse alles vea ilmnedes.
Tee nii: õpi ära põhimõisted, näiteks nõue, kohustis, kulu ja põhivara. Lase esmane seadistus ning keerukamad tehingud asjatundjal üle vaadata ja lepi vajadusel kokku perioodiline kontroll.
Dokumendid ja igakuine töökorraldus
6. Alustad arvestusega alles aastaaruande ajal
Tehingute taastamine pangaväljavõtte ja mälu järgi võtab aega. Aasta sees võivad tekkida deklareerimis- ja registreerimiskohustused ka väikese tegevusmahu korral.
Tee nii: loo dokumentide kogumise ja tehingute arvestamise kord esimesest päevast. Otsusta kohe, millise osa teed ise ja millal kaasad raamatupidaja; ära seo alustamist üksnes käibe suurusega.
7. Arved ja tšekid jäävad eri kohtadesse
Üks dokument on postkastis, teine telefonis ja kolmas teenusepakkuja portaalis. Pangamakse tõendab tasumist, kuid ei kirjelda alati piisavalt ostetud kaupa või teenust.
Tee nii: kasuta üht kokkulepitud dokumentide kogumise kohta. Salvesta ostudokumendid kohe ning lisa leping, tellimus või üleandmisakt, kui see aitab tehingut selgitada. Vaata ka algdokumentide nõudeid.
8. Dokumendist ei selgu tehingu sisu
Märge „teenus” või selgituseta kaardimakse võib jääda arusaamatuks nii raamatupidajale kui ka hilisemale kontrollijale. Sama mure tekib puuduliku müügiarvega.
Tee nii: kontrolli tehingupoolte andmeid, kuupäeva, sisu, summasid ja vajalikke käibemaksuandmeid. Lisa ostu juurde ettevõtlusega seos ning küsi väljastajalt puuduliku arve parandus. Müügiarvete jaoks loo kontrollitud arvepõhi.
9. Annad dokumendid üle pärast kokkulepitud tähtaega
Viimase hetke dokumendid tähendavad kiirustamist ja võivad sundida valmis arvestust ümber tegema. Ettevõtte numbrid ei saa olla ajakohased, kui sisend hilineb.
Tee nii: lepi kokku kindel kuupäev, näiteks järgmise kuu 5. kuupäev, kui see teie töökorraldusega sobib. Vaata üle ka puuduvate dokumentide nimekiri ja vasta sisulistele küsimustele.
10. Segad ettevõtte ja isikliku raha
Ettevõtte kaardiga tehtud isiklik ost või selgituseta ülekanne omanikule ei muutu ettevõtluskuluks pelgalt konto valiku tõttu. Hiljem tuleb selgitada iga makse tegelik alus.
Tee nii: hoia arveldused eraldi. Kui maksid ettevõtte kulu isiklikult, esita kuludokument ja hüvitamise alus. Kui tegid eksliku isikliku ostu ettevõtte rahast, teavita raamatupidajat kohe ning lepi kokku korrektne lahendus.
Maksud ja tehingute kajastamine
11. Käibemaksukohustust märkad liiga hilja
Üldine registreerimiskohustus tekib, kui käibemaksuseaduses nimetatud tehingute Eestis tekkiv käive ületab kalendriaasta algusest 40 000 eurot. Piirmäära arvestusse ei kuulu automaatselt iga laekumine.
Tee nii: jälgi piirmäära arvestusse kuuluvaid tehinguid jooksvalt. MTA juhendi järgi tuleb avaldus esitada kolme tööpäeva jooksul kohustuse tekkimisest. Vabatahtlik varasem registreerimine võib olla põhjendatud; hinda selle mõju hindadele, klientidele ja ostudele.
12. Pead välismaise teenuse arvet tavaliseks kodumaiseks ostuks
Välismaa ettevõtjalt ostetud reklaam või elektrooniliselt osutatav teenus võib tekitada piiratud käibemaksukohustuslasena registreerimise kohustuse juba teenuse saamisest. Siin ei kaitse sind 40 000 euro piir.
Tee nii: enne esimese välismaise reklaami- või tarkvarateenuse ostmist kontrolli müüjat, teenuse liiki ja maksustamise reegleid. Piiratud registreerimise tingimused erinevad tavalisest käibemaksukohustusest.
13. Valid väljamakse nimetuse ainult maksukulu järgi
Töötasu, juhatuse liikme tasu, dividend ja kuluhüvitis on erineva sisuga väljamaksed. Ülekande selgitus ei muuda tehtud töö eest makstavat tasu dividendiks.
Tee nii: lähtu tegelikust tegevusest, lepingust ja väljamakse alusest. Vaata omaniku tasustamine raamatupidajaga tervikuna üle. MTA selgitab, et dividend ei tohi asendada töötasu.
14. Pead kõiki ettevõtte oste automaatselt maksuvabaks
Ostu kajastamine raamatupidamises, selle seos ettevõtlusega ja sisendkäibemaksu mahaarvamise õigus on eraldi küsimused. Ettevõtte nimele vormistatud arve ei lahenda neid kõiki.
Tee nii: selgita enne ostu selle kasutus ja võimalik isiklik osa. Ebatavaliste kulude, hüvitiste ja soodustuste puhul kontrolli tingimusi eraldi. Abiks on 100 ettevõtte kulu ülevaade.
15. Kannad iga suurema ostu kohe kuluks
Pikaajaliselt kasutatav vara ja jooksva perioodi kulu ei ole sama asi. Samuti võib ettemakse puudutada tulevast perioodi. Vale kajastus moonutab tulemust ja vara väärtust.
Tee nii: lepi kokku põhivara arvelevõtmise piir ja kasulik eluiga ning rakenda arvestuspõhimõtteid järjepidevalt. RTJ 5 seob väheväärtusliku vara kuluks kandmise olulisusega; piiri ei tasu muuta lihtsalt soovitud kasuminumbri saavutamiseks.
Tarkvara, automaatika ja ligipääsud
16. Sul puudub ligipääs oma ettevõtte andmetele
Kui näed ettevõtte seisu ainult kord aastas või ei tea, kus andmed asuvad, on raske õigeaegseid otsuseid teha. Oluline on andmete kättesaadavus, mitte üksnes tarkvara asukoht.
Tee nii: lepi kokku vaatamisõigus või regulaarne aruannete jagamine. Kontrolli, et oskad leida kasumiaruande, bilansi ning laekumata müügiarvete ja tasumata ostuarvete nimekirjad.
17. Jagad paroole või annad liiga laiad õigused
Ühise kasutajakontoga on raske aru saada, kes mida muutis. Dokumentide vaatamine, maksete ettevalmistamine ja raha ülekandmise õigus ei pea kuuluma samale inimesele.
Tee nii: kasuta isiklikke kasutajakontosid ja tööks vajalikke õigusi. Hoia maksete kinnitamine selgelt korraldatuna, kasuta võimalusel mitmeastmelist autentimist ning eemalda lõppenud koostöö ligipääsud.
18. Usaldad digiteerimist või tehisaru pimesi
Arvelt loetud number võib olla õige, kuid pakutud kulukonto, käibemaksukäsitlus või periood vale. Automaatne ettepanek ei tunne alati tehingu tausta ega ettevõtte kokkuleppeid.
Tee nii: kontrolli uute tarnijate ja erandlike tehingute kandeid ning vaata perioodiliselt üle automaatreeglid. Määra, kes ettepanekud kinnitab. Ära sisesta ettevõtte dokumente juhuslikku tehisaruteenusesse ilma andmete kasutamise tingimusi kontrollimata.
19. Sama arve jõuab arvestusse kaks korda
Arve võib saabuda e-arvena, e-postiga PDF-ina ja veel ettevõtja edastatud manusena. Kui iga saabumine muutub uueks ostuks, kasvavad kulud ja võlg ekslikult.
Tee nii: vali arvetele põhiline saabumiskanal ning kasuta tarnija, arvenumbri ja summa põhist duplikaadikontrolli. Seo pangamakse olemasoleva arvega. E-arvete töökorraldus vajab samuti kinnitamise ja kontrollimise reegleid.
20. Pead pilveteenust automaatselt püsivaks arhiiviks
Teenuse lõpetamisel võib ligipääs dokumentidele kaduda. Andmete säilitamise kohustus ei lõpe koos raamatupidaja või tarkvara vahetamisega.
Tee nii: kontrolli säilitusaega, varundust ja ekspordivõimalust. Algdokumente tuleb üldjuhul säilitada seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing kirjendati; pikaajaliste õiguste ja kohustustega dokumentidele kehtib erisus. Lähtu raamatupidamise seaduse §-st 12 ning proovi, kas eksporditud failid päriselt avanevad.
Raha, aruanded ja tähtajad
21. Pead pangakonto jääki kasumiks
Laen suurendab kontojääki, kuid ei ole müügitulu. Müügiarve võib olla tuluna kajastatud, kuigi klient pole veel maksnud. Kasumlik ettevõte võib seetõttu ikkagi rahapuudusse sattuda.
Tee nii: vaata kasumiaruannet koos bilansi ja rahaplaaniga. Pane kirja lähinädalate laekumised, ostuarved, töötasud, maksud ja laenumaksed. Küsi arusaamatute numbrite kohta selgitust.
22. Sa ei jälgi arvete laekumist
Arve saatmine ei tähenda raha kättesaamist. Kui üle tähtaja arved jäävad tähelepanuta, võib maksmata summa suureneda enne, kui ettevõtja probleemi märkab.
Tee nii: vaata laekumata arveid vähemalt kord nädalas. Määra meeldetuletuste saatja, lahenda vaidlused kiiresti ja lepi vajadusel kokku maksegraafik. Kaalu raamatupidajaga ka nõude väärtuse allahindamise vajadust.
23. Sa ei võrdle aruannete jääke tegelike andmetega
Kanne võib tarkvaras olemas olla, kuid valel kontol, vales perioodis või puuduva vastukandega. Deklaratsiooni esitamine üksi ei kinnita, et kõik saldod on õiged.
Tee nii: lepi kokku pangakontode, ostu- ja müügivõlgade ning maksukonto regulaarne võrdlus. Vaata üle ka varud, põhivara, omaniku arveldused ja vanad ettemaksed ning lahenda seletamata erinevused.
24. Raamatupidaja vahetamiseks puudub üleandmisplaan
Üleminek venib, kui pole selge, kes lõpetab viimase kuu, annab üle dokumendid ja koostab aastaaruande. Ainult bilansi saatmisest uuele raamatupidajale ei pruugi piisata.
Tee nii: koosta üleandmise nimekiri: algdokumendid, registrid ja saldode selgitused, deklaratsioonid, põhivaraandmed, lepingud, arvestuspõhimõtted ning kasutajaõigused. Määra üleandmise kuupäev ja kontrolli andmete vastuvõtmist enne vana ligipääsu sulgemist.
25. Tähtaegu hoiad ainult mälus
Tähtaeg on viimane piir; dokumendid, kontroll ja vajalik raha peavad olema valmis varem. Kõigil ettevõtetel ei ole ühesugused deklareerimiskohustused.
Tee nii: loo oma ettevõtte kalender koos vastutajate ja varasemate sisetähtaegadega. TSD esitamise kohustuse korral on üldtähtaeg järgmise kuu 10. kuupäev, KMD puhul järgmise kuu 20. kuupäev. OÜ majandusaasta aruanne tuleb esitada kuue kuu jooksul majandusaasta lõpust ka siis, kui tegevust ei toimunud.
Tähtaegade allikad: MTA: TSD, MTA: käibemaks ja RIK: majandusaasta aruanne. Kontrolli konkreetse kuu tähtaegu ja enda ettevõtte kohustusi.
Millest alustada?
Vali nimekirjast kolm kohta, mis sinu ettevõttes praegu kõige rohkem segadust tekitavad. Pane igaühe juurde järgmine tegevus, vastutaja ja kuupäev. Näiteks: kogu puuduvad ostuarved kokku, lepi raamatupidajaga tööjaotus kirjalikult kokku ning vaata üle lähikuu rahaplaan.
Seejärel lepi kokku lühike igakuine ülevaatus. Kontrolli, et dokumendid on olemas, saldode erinevused selgitatud, tähtajad kalendris ja järgmiste maksete jaoks raha planeeritud. Nii muutub raamatupidamine ettevõtte juhtimise igapäevaseks abiks.
Kui soovid põhimõisteid ja aruandeid paremini mõista, leiad Pilvekoolist raamatupidamise õpiku esimese osa, mis käsitleb termineid, tehingute kajastamist, algdokumente ja peamisi aruandeid.
kõige lihtsam ja odavam: tee ise raamatupidamist. kui ei oska, küsi maksuametist nõu.
töötab 101% ja pole vaja ühelegi võõrale (raamatupidajale) oma firma pangaarvetele juurdepääsu anda.
“Ise sööme, ise joome, ise nõud ära toome!” oli ennemuiste ühe söögikoha moto. See kaunistas kenaste avaust köögi ja söögisaali vahelises seinamüüris kustkaudu võiski teha “…ise nõud ära toome!”-t.