Üks osa raamatupidaja tööst seisneb selles, et kõik majandustehingud õigesti konteerida ehk korrektselt koostada. Konteerimine, ehk korrektse raamatupidamiskande koostamine on majandustehingu kajastamiseks sobivate kontode valimist, vastavalt majandustehingu sisule ja raamatupidamisreeglitele.
Raamatupidamiskannete tasakaal ja loogika
Raamatupidamiskanne tehakse kahepoolsena, et bilanss jääks tasakaalu. Neid kande pooli nimetatakse deebet (D) ja kreedit (K) ja need on alati võrdsed.
Paar näidet
Lihtne kanne kahe kontoga, pangakontole laekus 1 euro intressitulu:
deebet (D) pangakonto 1 euro
kreedit (K) intressitulu 1 euro
Kanne kolme kontoga, väljastasime teenuse müügiarve koos käibemaksuga:
D nõue ostjale 1200 eurot
K müügitulu 1000 eurot
K käibemaksuvõlg 200 eurot
Deebet 1200 = kreedit 1000 + 200
Finantskanne või reskontrokanne?
Finantskanne
Finantskanne on kõige lihtsam (või hoopiski keerulisem?) võimalus raamatupidamisprogrammis kannet teha. Ühele kontole deebet ja teisele kontole kreedit. Või mitu deebetit või mitu kreeditit. Täielik vabadus teha igasuguseid kandeid, mis aga pähe tuleb ja vastavalt on ka hästi lihtne vigu teha.
Suurtes ettevõtetes teinekord tohivadki finantskandeid teha ainult vanemad ja targemad raamatupidajad. 😊
Reskontrod
Lisaks on raamatupidamisprogrammis veel alammoodulid: reeglina on olemas vähemalt ostureskontro ostuarvete registreerimiseks ja müügireskontro müügiarvete registreerimiseks.
Veel võivad olemas olla spetsiaalsed moodulid laoarvestuseks, põhivara arvestuseks, palgaarvestuseks jne.
Kui võtad kasutusele uue programmi ja ettevõtte tegevus on lihtne, siis minimaalselt on sul vaja finantsmoodulit, kus finantskandeid teha ja aruandeid võtta, ostureskontrot ja müügireskontrot.
Ostu- ja müügiarvete sisestamiseks kasutatakse reskontrot seetõttu, et reskontrosse saab rohkem andmeid sisestada. Nii hankija/kliendi kaardile (kontaktandmed, pangakonto nr, käibemaksunumber jne) kui ka arve kaardile – tarnija/kliendi nimi, arve kuupäev, kande kuupäev, arve number, maksetähtaeg, õige käibemaksukood jne. Vastavalt saab kasutada hulka täiendavaid aruandeid – nt maksmata/laekumata arvete nimekiri, hankijate ostude ülevaade, samuti saata klientidele lihtsalt meeldetuletusi laekumata arvete kohta ja saata saldokinnitusi.
Ostureskontro
Ostureskontro kande tulemusena tekib alati ka finantskanne raamatupidamis-programmi pearaamatusse, aga see sisaldab vaid peamisi andmeid: deebet- ja kreeditkontod, summa, kulukohad, kuupäev.
Ostuarve sisestamine on lihtne töö, võta arvelt andmed ja klõbista sisse. Raamatupidamisalaseid teadmisi nõuab aga see koht, et kuidas valida õige kulukonto ja käibemaksukood.
Lisaks, kuna osadelt kuludelt tuleb Eestis makse maksta, pead ostuarve sisestamisel hindama ka seda, kas kulu kuulub maksustamisele või mitte (maksustatavad kulud märgitakse eraldi ära, kas eraldi kontole või eraldi dimensiooniga) ning samuti ka selle, et kas käibemaksu saad tagasi küsida või mitte.
Samuti peab raamatupidaja hindama, millisesse kuusse arve kuulub. Arve kuupäev on vaid väljastamise kuupäev, kande kuupäev võib olla erinev.
Klõbistamisetöö (ehk arve andmete sisestamise) võtavad arvutid üle. E-arve jookseb sul tulevikus raamatupidamisprogrammi nii, et kõik arvel olevad andmed on juba automaatselt sisestatud. Aga otsustustööd programm ära ei tee, kulude jaotamise otsused ja maksude määramised tuleb ikka ära teha. Programmi kasutamise tehniline pool on võimalik kiirelt ära õppida, aga raamatupidamisteadmisi see ei asenda.
Ostureskontroga on seotud bilansi kreeditkonto – võlg hankijatele. Mõnes programmis saab ostureskontro kreeditkontot ka eraldi valida, mõnes mitte (või on see keeruline).
Kui sul on bilansis 2000 eurot võlgu hankijatele, siis ostureskontro on see koht, kust leiad aruande, millistest arvetest see 2000 eurot just sel kuupäeval täpselt koosnes, vastaval. Ja kui andmed ei klapi, siis on kuskil viga.
Ära tee aga sellist rumalust, et valesid numbreid omavahel võrdled. Aastaid tagasi oli selline vahva lugu. Suure kontserni suur raamatupidamisosakond, auditi aeg. Tuli meie tuppa üks noormees, esimese aasta audiitori assistent, enesekindlus laes, aga teadmised veel nigelad. Küsis meie ühe raamatupidaja käest nõudlikult: „Miks teie müügireskontro summa ei klapi hankijate võlaga bilansis, nii suur vahe on?“. Raamatupidaja, väga korrektne vanem daam, kergitas kulme ja küsis „Kuidas PALUN?“. Noormees kordas sama, veel nõudlikumalt. Raamatupidaja avaldas seejärel oma arvamuse noormehe raamatupidamisalastest teadmistest. Noormees muutus näost tulipunaseks, kadus toast kui tulejutt ja rohkem me teda ei näinud 😊
Ostureskontrosse sisestatakse ka ostuarvete maksmised, kas pangaliidese abil poolautomaatselt, pangafaili laadimise abil või hoopiski käsitsi.
Müügireskontro
Müügireskontro tekitab vastupidised kanded. Deebetis on automaatselt konto „nõuded ostjatele“ ja valida tuleb õige tulukonto. Samuti sisestatakse müügireskontrosse ka arvete laekumised, jällegi kas pangaliidese abil poolautomaatselt, pangafaili laadimise abil või käsitsi.
Reskontro võib võimaldada ka ettemaksude maksmist ja laekumist ning hiljem arvete sidumist ettemaksuga. Kui programm seda ei võimalda, võib ettemaksu teha ka finantskandega ja hiljem arve täielikult või osaliselt märkida tasutuks ettemaksukontolt.
Finantskande miinuseks on siinkohal see, et käibemaksuarvestuses tuleb laekunud rahalt juba käibemaks ära maksta (ka siis kui teenus osutatakse reaalselt alles järgmisel kuul) ja käibemaksuaruanded arvestavad tavaliselt ainult reskontrokandeid.
Kui ma olin noor raamatupidaja, spikerdasin ma heameelega näidiskandeid. Kui varem ei ole mõne teemaga kokku puutunud, on hea lugeda kommentaare ja vaadata, kuidas need deebetid ja kreeditid nüüd täpselt ikkagi on.
Nüüd ma panin ise näidiskanded kokku. Seal on hulk uuemate teemadega seotud raamatupidamiskandeid, mida vanemates raamatutes ei ole. See kogumik on populaarsuselt teine toode mu e-poes, vist kõige mahukam ja väga praktiline töövahend. Kasuta juhust ja soeta Tehingute kogumik siit: https://pilvekool.ee/pood/tehingute-kajastamine-raamatupidamises
| muudetud |
Küsimus kannete kronoloogilise järjestuse kohta. Kas kanded peavad kronoloogilises järjestuses olema nii kande numbri kui ka kuupäeva osas või piisab ainult kande numbri kronoloogiast? Näiteks kui 20. kuupäeval sulgeda käibemaksu kontod, siis programm paneb automaatselt eelmise kuu viimase kuupäeva. Arvestades, et kuu esimeses pooles on mitmeid tehinguid toimunud, siis kande number jookseb küll järjest, kuid kuupäev tuleb vale. Kas korrektne on käibemaksu kontod sulgeda siis pigem uue kuu deklaratsiooni tegemise kuupäevaga?