Uuendatud

Autor: Krista Teearu. Esmakordselt avaldatud .

Pilvebüroo päisepilt: Korrektne müügiarve. Andmed. E-arve. Näited.

Korrektne müügiarve näitab, kes kellele mida müüs, millal tehing toimus ja kui palju tuleb tasuda. Käibemaksukohustuslase arvel on lisaks käibemaksuseaduse nõutud andmed. PDF ei ole iseenesest masintöödeldav e-arve ning äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud ostja võib nõuda e-arvet.

Juhend käsitleb eelkõige Eesti ettevõtja tavapäraseid müügiarveid 23. oktoobri 2026 seisuga. Allpool on eraldi kohustuslikud andmed, praktilised lisaväljad, kaks arvenäidist ning ettemaksu ja kreeditarve arvutused. Piiriülese müügi, erikorra või maksuvaba tehingu puhul tuleb maksukäsitlus enne arve väljastamist eraldi kontrollida.

Millised andmed peavad müügiarvel olema?

Arvele ei ole ühtainsat kõigile tehingutele sobivat nõuete loetelu. Eristada tuleb raamatupidamise algdokumenti, ettevõtja äridokumenti, käibemaksuarvet ja tarbijale antavat ostudokumenti. Üks arve võib täita kõiki neid ülesandeid korraga.

Raamatupidamise seaduse § 7 järgi peab algdokument võimaldama sõltumatul pädeval inimesel kontrollida tehingu toimumist ja tõepärasust. Vähemalt peavad olema esitatud:

  • tehingu toimumisaeg;
  • tehingu majandusliku sisu kirjeldus;
  • arvnäitajad, näiteks kogus, hind ja summa.

Kui tehingupooleks on teine raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, tuleb müügiarvele lisada ka arve number või muu identifitseerimistunnus ning tehingupooli tuvastada võimaldavad andmed. Seega ei ole arve tunnus üksnes vabatahtlik hea tava.

Lisaks nõuab äriseadustiku § 15 lõige 2 ettevõtja ärilistel dokumentidel ärinime, asukohta ja äriregistri koodi. Müüja registrikood ei ole lihtsalt mugav lisaväli. Praktikas kasuta arvel registrijärgset nime, registrikoodi ja aadressi ning ärikliendi puhul küsi samad andmed ka ostjalt.

Kirjeldus peab olema sisuline. „Teenus” või „kaup” üksi ei selgita, mille eest raha küsitakse. „Veebilehe hooldus, september 2026, 4 tundi” või „Kontoritool mudel X, 2 tk” aitab nii ostjal arvet kinnitada kui ka raamatupidajal tehingut kajastada. Kui detailid on lepingus või üleandmisaktis, lisa arvele sellele dokumendile selge viide. Loe ka raamatupidamise algdokumentide juhendit.

Mida peab sisaldama käibemaksukohustuslase arve?

Tavalise käibemaksuarve põhinõuded on käibemaksuseaduse § 37 lõikes 7. Arvel peavad olema:

  1. Arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev.
  2. Müüja nimi, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number ehk KMKR number.
  3. Ostja nimi ja aadress.
  4. Ostja KMKR number, kui ostjal tekib kauba soetamisel või teenuse saamisel maksukohustus, näiteks asjakohase pöördmaksustamise korral.
  5. Kauba või teenuse nimetus või kirjeldus.
  6. Kauba kogus või teenuse maht.
  7. Kauba väljastamise, teenuse osutamise või ettemaksu laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erineb arve väljastamise kuupäevast.
  8. Hind ilma käibemaksuta ja allahindlus, kui see ei sisaldu hinnas.
  9. Maksustatav summa maksumäärade kaupa koos maksumääradega või maksuvaba käibe summa.
  10. Tasumisele kuuluv käibemaksusumma, välja arvatud seaduse erandjuhtudel. Käibemaksusumma märgitakse eurodes.

Arvele lisa selgelt ka kogusumma ja tasumisele jääv summa. Ostja KMKR number ei ole iga tavalise Eesti-sisese müügi puhul automaatselt kohustuslik, kuid müüja KMKR number on tavalisel käibemaksuarvel vajalik.

Eesti standardne käibemaksumäär on alates 1. juulist 2025 24%. See ei tähenda, et igale arvele tuleb lisada 24%: tehing võib kuuluda teise määra, maksuvabastuse, pöördmaksustamise või erikorra alla. Erijuhtudel on vaja ka seaduses nõutud lisamärget või viidet, näiteks „pöördmaksustamine”, „endale arve koostamine” või „kassapõhine käibemaksuarvestus”. Kontrolli konkreetset alust, ära kopeeri märget teiselt arvelt. Maksumäärade ja registreerimise kohta loe käibemaksu juhendit.

Millised lisaväljad aitavad arve õigel ajal tasuda?

Seaduse miinimumnõuetele vastav arve ei pruugi veel olla mugav maksedokument. Lisa arvele info, mille puudumine sunniks klienti sinult midagi üle küsima:

  • Maksetähtaeg konkreetse kuupäevana. See peab vastama kliendiga kokkulepitule.
  • Makse saaja nimi ja IBAN, kui ootad pangaülekannet.
  • Arve number makse selgituses või viitenumber, kui kasutad viitenumbrite süsteemi.
  • Makse seis. Näita, kas arve on tasumata, osaliselt tasutud või täielikult makstud.
  • Kontakt küsimuste jaoks. Toimiv e-post on enamasti praktilisem kui üksnes arve koostaja nimi.
  • Tellimuse, lepingu, projekti või kliendi kontaktisiku viide, kui ostja vajab seda arve kinnitamiseks.
  • Valuuta ning vajaduse korral tarne- ja teenuseperiood. Summad ei tohi jääda tõlgendamise küsimuseks.

Leppige maksetähtaeg ja viivis kokku juba tellimuse või lepingu sõlmimisel. Ühepoolselt arvele kirjutatud uus tingimus ei asenda poolte kokkulepet. Ära lisa arvele juhuslikku viiviseprotsenti lihtsalt seetõttu, et see oli mõnel vanal blanketil. Lepingu sõlmimise ja viivise üldalused on võlaõigusseaduses.

Kaks müügiarve näidist

Järgnevad näidised on väljamõeldud ja mõeldud ülesehituse selgitamiseks. Nurksulgudes väljad tuleb täita tegelike andmetega. Nimed „Näidismüüja OÜ” ja „Näidisostja OÜ” ei viita konkreetsetele ettevõtetele. Mõlemas näites müüakse Eestis tavapärast konsultatsiooniteenust.

1. Arve, kui müüja ei ole käibemaksukohustuslane

Väli Näidis
Arve number ja kuupäev 2026-001; 23.10.2026
Müüja Näidismüüja OÜ; registrikood: [tegelik kood]; aadress: [tegelik aadress]
Ostja Näidisostja OÜ; registrikood: [tegelik kood]; aadress: [tegelik aadress]
Tehing ja maht Konsultatsioon 22.10.2026, 5 tundi × 60 eurot
Summa 300 eurot. Käibemaksu ei lisata: müüja ei ole käibemaksukohustuslane.
Tasuda 300 eurot hiljemalt 30.10.2026
Makseinfo ja kontakt Makse saaja: Näidismüüja OÜ; IBAN: [tegelik IBAN]; selgitus: arve 2026-001; kontakt: [tegelik e-post]

Ära kirjuta sellisele arvele „käibemaks 0%”. Käibemaksukohustuslasena registreerimata müüja ei lisa tavapärasele müügile käibemaksu; see ei ole sama mis nullmääraga maksustatav käive. Ostja käibemaksukohustuslase staatus ei anna müüjale iseenesest õigust käibemaksu lisada.

2. Sama teenus 24% käibemaksuga

Kui müüja on käibemaksukohustuslane ning teenus maksustatakse Eestis standardmääraga, lisa müüja tegelik KMKR number ja näita summad eraldi:

  • Teenuse hind ilma käibemaksuta: 5 × 60 = 300 eurot.
  • Käibemaks 24%: 300 × 0,24 = 72 eurot.
  • Arve kokku ja tasuda: 300 + 72 = 372 eurot.

Kui kliendiga lepiti hoopis kokku lõpphind 300 eurot koos 24% käibemaksuga, on netohind 300 ÷ 1,24 = 241,94 eurot ning käibemaks 300 − 241,94 = 58,06 eurot. Käibemaksuga lõpphinnast ei saa maksusummat leida lihtsalt 24% maha arvates. Veendu enne pakkumise kinnitamist, kas kokkulepitud hind sisaldab käibemaksu.

Millal tuleb arve väljastada ja kuidas seda nummerdada?

Käibemaksukohustuslane peab tavapärase kauba müügi või teenuse osutamise arve väljastama üldjuhul seitsme kalendripäeva jooksul kauba lähetamisest või kättesaadavaks tegemisest või teenuse osutamisest. Kui käive tekib ettemaksu laekumisel, tuleb arve väljastada seitsme kalendripäeva jooksul laekumisest. Need on arve väljastamise tähtajad, mitte kliendi maksetähtajad.

Teatud piiriülestel tehingutel on teine tähtaeg: kauba ühendusesisese käibe ning KMS § 10 lõike 4 punktis 9 nimetatud teenuse osutamisel teise liikmesriigi maksukohustuslasele või piiratud maksukohustuslasele tuleb arve väljastada järgneva kuu 15. kuupäevaks. Perioodiliste tehingute puhul kontrolli ka käibe tekkimise aja erireegleid. Alus: KMS § 37 lõiked 1–2¹.

Vali numbriloogika, mis võimaldab iga arve üheselt tuvastada. Näiteks 2026-001, 2026-002, 2026-003. Eraldi müügikanalite korral võivad sobida eristatavad seeriad, näiteks E-2026-001 ja P-2026-001. See on praktiline korraldussoovitus; seadus ei kirjuta ette just niisugust numbrimustrit.

Ära kasuta sama tunnust eri arvete jaoks. Kui number jäi tühistatud arve tõttu vahele, säilita selgitus ja muudatuste jälg. Juba kliendile saadetud arvet ei ole mõistlik kustutada ning sama numbriga hoopis teist müüki vormistada. Raamatupidamisprogramm aitab numbreid ja parandusi järjepidevalt hallata.

Kas saata PDF või e-arve?

E-arve on struktureeritud masintöödeldav arve. Selle andmed liiguvad kokkulepitud vormingus tarkvarast tarkvarasse. Meilile lisatud PDF või skannitud pilt ei muutu e-arveks üksnes seetõttu, et see saadeti elektrooniliselt. PDF võib olla e-arve inimloetav kaasfail.

Alates 1. juulist 2025 võib äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud raamatupidamiskohustuslane nõuda müüjalt e-arvet. Reegel puudutab nii era- kui ka avalikku sektorit. Nõuetekohasust eeldatakse Euroopa standardile EN 16931-1 vastava e-arve puhul; pooled võivad kokku leppida muu asjakohase standardi kasutamises. Alus: RPS § 7¹ ja Rahandusministeeriumi e-arvete juhend.

Enne esimest arvet kontrolli kliendi vastuvõtukanalit ja lepi kokku saatmisviis. Kui klient nõuab e-arvet, kasuta oma raamatupidamistarkvara või e-arveoperaatori lahendust. Üksnes PDF-i e-kirjaga saatmine seda nõuet ei täida.

PDF-arve kasutamise võimalust tuleb hinnata koos poolte kokkuleppe ja RPS § 7 lõike 5 erandiga: seaduse lähtekoht on masintöödeldav algdokument, kuid muus püsivas kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis dokument on lubatud muu hulgas siis, kui tehingupoolel puudub masintöötluse võimalus ja selle loomine nõuaks ebaproportsionaalseid kulutusi või pingutusi. Tarbijale saadetava arve kohta kehtivad lisaks allpool kirjeldatud reeglid.

Arvete koostamine otse tarkvaras vähendab korduvat sisestamist. Pane paika, kes arved koostab, kes kontrollib maksumäära ning kes jälgib laekumist. Sellest lähemalt: online-raamatupidamine ja tööjaotus.

Kuidas vormistada ettemaks, lõpparve ja kreeditarve?

Ettemaks ja lõpparve

Erista ettemaksu küsimiseks saadetud maksetaotlust ja tegelikult laekunud ettemaksu kajastamist. Üksnes dokumendi pealkiri „ettemaksuarve” ei määra käibe tekkimise aega. Tavapärase Eesti-sisese maksustatava tehingu eest enne kauba üleandmist või teenuse osutamist laekunud makse tekitab üldjuhul käibe laekunud osa ulatuses. Alus: KMS § 11.

Näide. Teenuse netohind on 1000 eurot, käibemaks 24% ehk 240 eurot ning lõpphind 1240 eurot. Klient maksab enne töö tegemist 50% ehk 620 eurot. Sellest on maksustatav väärtus 500 eurot ja käibemaks 120 eurot.

Lõpparvel näita kogu tehing, viita ettemaksu dokumendile ja arvesta varem tasutud 620 eurot maha. Tasuda jääb 1240 − 620 = 620 eurot. Raamatupidamises ei tohi sama ettemaksu osa ega selle käibemaksu teist korda müügina arvestada. Näites on nii ettemaksu kui ka lõpliku tehingu puhul sama 24% määr; maksumäära muutumise üle ulatuv tehing vajab eraldi kontrolli.

Kreeditarve

Kui hind väheneb, kaup tagastatakse või tehing tühistatakse, vormista muudatus jälgitavalt. Kreeditarvel näita oma number ja kuupäev, viide algsele arvele, paranduse põhjus ning muudetavad summad. KMS § 37 lõike 4 järgi käsitatakse algset arvet muutvat ja sellele viitavat dokumenti arvena.

Näide. Algne müük oli 300 eurot + 72 eurot käibemaksu = 372 eurot. Pooled lepivad hiljem kokku 60-eurose netohinna vähendamise. Kreeditarve summad on −60 eurot, käibemaks −14,40 eurot ja kokku −74,40 eurot. Pärast parandust on müük 240 eurot + 57,60 eurot = 297,60 eurot.

Kui esialgne arve oli tasutud, tuleb 74,40 euro tagastamine või järgmise arvega tasaarvestamine eraldi kokku leppida ja kajastada. Kui arve oli tasumata, väheneb nõue sama summa võrra. Käibemaksumäära ei valita automaatselt kreeditarve tänase kuupäeva järgi: kontrollida tuleb algse tehingu käsitlust.

Millal peab eraisikust ostjale andma arve või ostutšeki?

Vana reegel „alla 20 euro ainult ostja nõudmisel” ei kehti alates 1. septembrist 2025. Tarbijakaitseseadus eristab kohese tasumise ostudokumenti ja hilisema tasumise või kestvuslepingu arvet.

Kohese tasumise korral tuleb tarbijale esitada ostu tõendav dokument. Sellel peavad olema vähemalt kaupleja nimi või ärinimi ja tegevuskoha aadress, müügi või teenuse osutamise kuupäev, iga kauba või teenuse nimetus ja hind ning tasutud summa.

  • Sularahaostul tuleb paberdokument vaikimisi anda, kui kasutatav kliendikaart ei võimalda nõutud aja jooksul ostudokumendile elektroonilises keskkonnas ligi pääseda.
  • Kaardimakse puhul ei ole pabertšeki automaatne väljatrükk kohustuslik, kuid tarbija nõudmisel tuleb see väljastada.
  • Paberdokumendi kohustusest on erand, kui tarbija on sõnaselgelt nõustunud dokumendi saamisega e-postile või muusse nõuetele vastavasse digitaalsesse kanalisse.

Kui tarbija tasub hiljem või kaupleja ei täida oma kohustust täielikult kohe pärast lepingu sõlmimist, tuleb üldjuhul esitada kohustuse suuruse ja maksetähtajaga arve. Kestvuslepingu korral esitatakse arve iga kokkulepitud arveldusperioodi eest. Seega ei saa üldreeglina soovitada igakuiste tarbijaarvete ärajätmist üksnes lepingusse kirjutatud lausega „arveid ei väljastata”.

Tarbijal on õigus saada arve kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Ainult kliendiportaali kasutamiseks on vaja tarbija sõnaselget nõusolekut. Täpne alus: tarbijakaitseseaduse § 4; praktiline selgitus: TTJA tarbija õiguste juhend.

Ka väike sularahamüük laadal vajab arvestust. Päeva koondarvestus ei asenda tarbijale ostudokumendi andmise kohustust. Käibemaksuseaduse erand, mis lubab teatud isiklikuks tarbeks müükidel jätta täieliku käibemaksuarve väljastamata, ei kaota tarbijakaitseseaduse nõudeid.

Kuidas tagada arve laekumine ja dokumentide säilimine?

Arve üksi ei tõenda kõiki tehingu asjaolusid. Hoia koos pakkumine või tellimus, kokkulepe hinna kohta, arve ning vajaduse korral üleandmisakt, saateleht või teenuse vastuvõtmist kinnitav kirjavahetus. Nii saab hiljem kontrollida, mida lubati ja mida tegelikult tehti.

Uue kliendiga lepi enne töö alustamist kokku maksetingimused. Suurema töö puhul võivad olla mõistlikud ettemaks või vahemaksed. Saada arve kokkulepitud kanalisse ja õigele kontaktile ning kontrolli e-arve edastamise tulemust. Iga nädal võiks olla selge, millised arved on laekunud ja millised vajavad meeldetuletust. Maksmata arve jälgimine on osa ettevõtte finantsjuhtimisest.

Maksmist tõendab makseinfo, näiteks pangalaekumine või nõuetekohane sularaha vastuvõtmise dokument. Märget „tasutud” kasuta siis, kui makse on tegelikult saadud. Kui klient tasus osa, näita tasutud ja tasumata osa eraldi.

RPS § 12 järgi tuleb algdokumente säilitada seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing dokumendi alusel raamatupidamises kirjendati. Näiteks kalendriaastaga kattuva majandusaasta puhul tuleb 2026. aastal kirjendatud tehingu arvet selle üldreegli järgi säilitada vähemalt 31.12.2033 lõpuni. Pikaajaliste õiguste ja kohustiste dokumentidel või erireeglite puhul võib tähtaeg erineda.

Arveid ei pea ainuüksi säilitamise pärast kahes paberkoopias välja printima. Säilita kliendile väljastatud arve koos vajalike lisadega ning taga kogu tähtaja jooksul loetavus, taasesitatavus ja tõendusväärtus. E-arvete puhul hoia alles masintöödeldavad andmed, mitte ainult ekraanipilt. Tarkvara vahetamisel lepi kokku dokumentide eksport ja hilisem ligipääs. Töökorraldusest loe raamatupidamise korraldamise juhendist.

Kontrollnimekiri enne müügiarve saatmist

  1. Kas müüja ja ostja on õiged ning rekvisiidid ajakohased?
  2. Kas arvel on eristatav number ja õige väljastamise kuupäev?
  3. Kas tehingu kirjeldus, kogus või maht ning toimumisaeg on arusaadavad?
  4. Kas hind vastab kokkuleppele ja on selge, kas see sisaldab käibemaksu?
  5. Kas käibemaksumäär, maksubaas ja võimalik erimärge on õiged?
  6. Kas summad, allahindlus, ettemaks ja lõppsumma klapivad?
  7. Kas maksetähtaeg, saaja nimi ja IBAN on õiged?
  8. Kas arve läheb õigesse kanalisse ning ostja e-arve nõue on täidetud?
  9. Kas leping, üleandmise tõend ja arve on omavahel seostatavad?
  10. Kas arve säilib ning laekumise jälgijal on selle kohta info?

Korduma kippuvad küsimused müügiarvete kohta

Kas käibemaksukohustuslasena registreerimata ettevõtja võib arve väljastada?

Jah. Ta väljastab müügiarve, kuid ei lisa tavapärasele müügile käibemaksu. Arvel võiks selguse huvides olla märge, et müüja ei ole käibemaksukohustuslane. Ostja ei saa selliselt arvelt sisendkäibemaksu maha arvata, sest arvel ei ole käibemaksu.

Kas eraisikult ostmiseks peab tingimata olema ettevõtja arve?

Ei. Tehingu tõendiks võib olla näiteks ostu-müügileping koos makseandmetega või muu nõuetekohane algdokument. Dokumendi pealkirjast tähtsam on tegeliku tehingu tõendamine. Eraisikult teenuse ostmisel tuleb eraldi hinnata väljamakse maksustamist; pealkiri „arve” ei muuda seda automaatselt maksuvabaks ettevõtlusarveks.

Kas arvel peab olema allkiri või koostaja nimi?

RPS § 7 ja KMS § 37 üldised arvenõuded ei nõua arve koostaja nime ega allkirja. Vajalikud on tehingut ja pooli tuvastavad andmed. Allkirja või eraldi kinnituse vajadus võib tuleneda lepingust, sularaha vastuvõtmisest või tehingu tõendamise vajadusest.

Kas arve võib teha Excelis või Wordis?

Dokumendi koostamise programmi nimi ei määra arve nõuetekohasust. Vajalikud andmed, numbrite kontroll, säilitamine ja nõutud edastusvorm peavad olema tagatud. Excelist eksporditud tavaline PDF ei täida masintöödeldava e-arve nõuet. Regulaarse müügi jaoks on arvetarkvara enamasti lihtsam korraldus.

Kas iga väike ostutšekk on lihtsustatud käibemaksuarve?

Ei. KMS § 37 lõiked 9–11 lubavad lihtsustatud arvet kuni 160-eurose käibemaksuta summa korral üksnes loetletud juhtudel, näiteks reisijateveol ning parkimisautomaadi, automaattankla ja samalaadse seadme väljatrükil. Ostjast maksukohustuslane lisab sellele oma nime ja KMKR numbri. Piirmäär ei muuda iga väikest poetšekki automaatselt lihtsustatud arveks.

Kas väliskliendi arvele tuleb alati panna 0%?

Ei. Kõigepealt tuleb määrata tehingu liik, käibe tekkimise koht ja ostja staatus. Välisriigi aadress üksi ei ole nullmäära alus. Kontrolli ka vajalikke tõendeid ja arve lisamärke. Arve võib olla välisvaluutas, kuid Eesti käibemaksuarve tasumisele kuuluv käibemaksusumma tuleb näidata eurodes.

Kas saadetud arvet võib lihtsalt üle kirjutada?

Parandus peab jääma jälgitavaks ja jõudma ka ostjani. Hinna muutmisel või tehingu tühistamisel kasuta algsele arvele viitavat parandusdokumenti, näiteks kreeditarvet. Väldi olukorda, kus müüjal ja ostjal on sama numbri all erineva sisuga arved ilma selgituseta.

Kui soovid müügiarvete koostamise, e-arvete saatmise ja laekumiste jälgimise selgelt korraldada, vaata Pilvebüroo teenuste ülevaadet.

Õigusaktid ja allikad

Õigusaktide kehtivat sõnastust kontrollitud 23.10.2026. Artikli arvutused on selgitavad näited.

Märkus varasemate kommentaaride kohta. Artikli all on säilitatud varasemad küsimused ja vastused. Need kajastavad vastamise ajal kehtinud teavet ning võivad olla aegunud. Arvete, käibemaksu ja tarbijale esitatavate dokumentide puhul lähtu ülaltoodud uuendatud juhendist ja kehtivast seadusest.