Lähetus ja lähetuskulud: päevaraha, hüvitised ja arvestus

Lähetus on tööülesande täitmine väljaspool kokkulepitud töö tegemise kohta. Ettevõte saab hüvitada lähetusega seotud põhjendatud sõidu-, majutus- ja muud vajalikud kulud. Välislähetusel lisandub päevaraha: 2026. aastal on töötaja tavapärane alammäär 40 eurot ning maksuvaba ülempiir tingimuste täitmisel 75 või 40 eurot päevas. Eestisisesel lähetusel maksuvaba päevaraha ei ole.

Lähetuse korrektne arvestus algab tööalasest eesmärgist ja kirjalikust otsustusest. Alles seejärel saab otsustada, milliseid kulusid hüvitada ja mitme päeva eest päevaraha maksta. Siin selgitan Eesti tavapärase töökohaga töötaja ning juhatuse liikme lähetust, toon arvutusnäited ja annan kontrollnimekirja raamatupidamise jaoks. Välisriigis püsivalt töötamise korral tuleb kohaldatavad reeglid eraldi kindlaks teha.

Millal on tegemist lähetusega?

Töölähetuse puhul saadab tööandja töötaja ajutiselt ülesandeid täitma väljapoole töölepingus kokkulepitud töö tegemise kohta. Näiteks Tallinnas töötava müügijuhi sõit Pärnusse kliendikohtumisele võib olla Eesti-sisene lähetus ja sõit Riiga välislähetus. Tavapärane kodust tööle sõit lähetus ei ole. Aluseks on töölepingu seaduse §-d 20 ja 21.

Töö tegemise koha kokkulepe peab vastama tegelikkusele. Kui inimene töötab püsivalt Soomes, ei muuda Eesti ettevõttega sõlmitud leping iga Soomes veedetud päeva automaatselt välislähetuseks. Samuti ei piisa puhkuse ajal ühe ärikirja saatmisest, et kogu reis muutuks ettevõtlusega seotud sõiduks.

Praktiline küsimus on: millist ettevõtte ülesannet selle sõiduga täidetakse ja miks on kohapeal viibimine vajalik? Kohtumine konkreetse kliendiga, erialasel koolitusel osalemine või seadme paigaldamine on kontrollitavad eesmärgid. Üldine märge „ärivõimaluste uurimine” vajab sisulist täpsustust. Hoia alles näiteks kohtumiste kokkulepped, programm ja lühike tulemuste kokkuvõte.

Mille poolest erinevad töötaja ja juhatuse liikme lähetus?

Töölepinguga töötajal on õigus nõuda vajalike lähetuskulude hüvitamist ning tingimustele vastaval välislähetusel päevaraha. Kuluhüvitist ei saa lugeda kokkulepitud töötasu sisse. Üle 30 järjestikuse kalendripäeva kestvaks lähetuseks on vaja töötaja nõusolekut; teatud töötajate puhul, näiteks rasedal või alla kolmeaastast last kasvataval töötajal, on nõusolek vajalik ka lühema lähetuse korral.

Juhatuse liikme puhul räägime ametilähetusest. Tema tavapärane töökoht on koht, kus ta harilikult oma ametiülesandeid täidab. Maksuvabade kuluhüvitiste ja päevaraha reeglid kohalduvad ka talle, kuid töölepingu seadusest tulenevat päevaraha maksmise kohustust ei ole. Ettevõte ja juhatuse liige saavad päevarahas kokku leppida; maksuvabad ülempiirid on samad. Seda eristust selgitab MTA ametilähetuse juhend.

Omanikuks olemine üksi ei ole lähetuse alus. Tuleb selgitada, kas inimene täidab töötaja, juhatuse liikme või muid ülesandeid. Juhatuse liikme lähetus ei eelda eraldi töölepingut, kuid peab olema seotud tema ametiülesannetega. Tasu ja rollide eristamisest loe artiklist „Töötasu ja juhatuse liikme tasu: maksud, netotasu ja ettevõtte kogukulu”.

Mida peab sisaldama kirjalik lähetusotsus?

Lähetusmääruse § 2 lõige 3 nõuab kulude hüvitamiseks ja päevaraha maksmiseks kirjalikult väljendatud otsustust. Väljamakse alusdokumendis peavad olema sihtkoht, kestus, ülesanne ning hüvitatavate kulude ja päevaraha määrad. Erilist riiklikku blanketti vaja ei ole. Ettevõtte enda vorm või digitaalses süsteemis koostatud otsus sobib, kui nõutud teave ja otsustaja on tuvastatavad.

Soovitan otsuse teha enne reisi: nii teavad mõlemad pooled, mida ettevõte hüvitab. Lisa lähetatava nimi ja roll, kuupäevad, tööülesanne, kasutatav transport, majutuse eelarve ning päevaraha kokkulepe. Kui reisiga liidetakse puhkus, märgi töö- ja puhkusepäevad eraldi.

Ka ühe inimese osaühingus tuleb oma juhatuse liikme ametisõit dokumenteerida. Väide „iseenda lähetuseks pole otsust vaja” jätab väljamakse aluse puudulikuks. Ühes dokumendis võib olla kogu vajalik otsustus ja hilisem arvestus, kui sellest saab üheselt aru, kes, kuhu, millal ja milleks sõitis.

Töötaja võib nõuda eeldatavate kulude katteks ettemaksu mõistliku aja jooksul enne reisi. Korralda see ajaks, mil on vaja pileteid osta või muid kulusid teha. Kui tööandja pole vajalikku ettemaksu mõistliku aja jooksul teinud, on töötajal TLS § 40 lõike 4 järgi õigus lähetusest keelduda.

Millised päevaraha määrad kehtivad 2026. aastal?

Päevaraha aitab katta välislähetusel tekkivaid igapäevaseid kulutusi, eeskätt toitlustamist. Alammäär ja maksuvaba ülempiir on erinevad asjad: esimene kirjeldab töötaja õigust, teine maksustamise piiri. 75 eurot ei ole igal välislähetusel kohustuslik väljamakse.

Maksuvabad piirmäärad tulenevad tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punktist 1; alammäär on lähetusmääruses. Tasuta toitlustamisel võib töötaja päevaraha kindlatel tingimustel vähendada, nagu selgitan allpool.

Ettevõte võib maksta ka suuremat päevaraha, kuid maksuvaba piiri ületav osa maksustatakse tasuna. Näiteks 95-eurosest päevarahast on 75-eurose piiri korral 20 eurot maksustatav. Ära käsitle seda 20 eurot automaatselt netosummana: väljamakse ja maksud tuleb palgaarvestuses õigesti kokku leppida ning arvestada.

Kuidas lugeda päevi ja arvestada 75/40 euro piiri?

Päevaraha tingimuseks on muu hulgas, et välisriigi lähetuskoht asub vähemalt 50 kilomeetri kaugusel asula piirist, kus paikneb töö tegemise koht. Mitmepäevase lähetuse väljasõidupäeva eest makstakse päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00; saabumispäeva eest siis, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00. Lähtuda tuleb tegelikest aegadest. Näiteks kell 3.00 saabumine seda saabumispäeva tingimust ei täida.

Ühepäevase lähetuse puhul need väljumise ja saabumise kellaaja piirangud MTA selgituse järgi ei kohaldu. Muud tingimused, sealhulgas tööalane eesmärk ja nõutav vahemaa, jäävad kehtima. Täpsemalt vaata päevaraha tingimusi ning MTA vastust ühepäevase lähetuse kohta.

Näide: üks lähetus kestab üle kuu piiri

Töötaja on lähetuses 20. oktoobrist 8. novembrini ehk 20 päeva. Eeldame, et kõik päevad annavad õiguse päevarahale, varasemaid lähetusi kummaski kuus pole ning ettevõte maksab maksuvaba ülempiiri järgi.

• 20.–31. oktoober: 12 päeva × 75 eurot = 900 eurot.
• 1.–3. november: järgmised 3 päeva × 75 eurot = 225 eurot.
• 4.–8. november: ülejäänud 5 päeva × 40 eurot = 200 eurot.

Kokku 1325 eurot. November ei käivita sama pika lähetuse esimest 15 päeva uuesti. Kontrollida tuleb korraga nii konkreetse lähetuse esimese 15 päeva kui ka kalendrikuu 15 päeva piirangut.

Näide: samas kuus on mitu lähetust

Esimene lähetus kestab 3 päeva ja teine 14 päeva. Kui mõlemad jäävad samasse kalendrikuusse ja muid lähetusi ei ole, saab 75-eurost piiri kasutada kokku 15 päeva eest: esimesel reisil 3 ja teisel 12 päeva. Teise reisi viimase 2 päeva piir on 40 eurot. Maksuvaba kogusumma on seega 15 × 75 + 2 × 40 = 1205 eurot. Iga uue reisi alustamine ei anna samas kuus uut 15 päeva võimalust.

Kuidas käsitleda toitlustamist ja päevaraha vähendamist?

Kui lähetuskohas tagatakse tasuta toitlustamine, võib tööandja päevaraha vähendada kuni 70%. See on võimalus, mitte automaatne kohustus. Näiteks 40-eurose määra maksimaalne vähendus on 28 eurot ning makstav päevaraha 12 eurot. Vähendamise alus ja rakendatud määr peavad olema arvestuses selged. Vähendamine ei muuda seaduse 75/40 euro maksuvaba ülempiiri.

Toidukulu puhul vaata, kuidas see seostub päevarahaga. Kui kokkulepitud 75 euro sees hüvitatakse sama päeva 20-eurone eine ja rahas makstakse 55 eurot, on kogusumma endiselt 75 eurot. MTA käsitleb sellist arvestust päevaraha maksuvaba piiri raames. Eeldus on, et sellel päeval kehtib 75-eurone piir. Kui sellele päevarahale makstakse töötaja isiklik eine eraldi juurde, on lisakulu üldjuhul erisoodustus.

Hotelli hinnas vältimatult sisalduv hommikusöök on teistsugune juhtum: kui tuba ilma hommikusöögita odavamalt osta ei saa, käsitletakse seda majutuskulu osana. Sama põhimõte kehtib piletihinnas sisalduvale toitlustamisele. Eraldi tellitud söögi puhul tuleb teha eraldi hinnang. Need eristused on kirjas MTA lähetuse KKK punktides 7–9 ja 34.

Eesti-sisesel lähetusel ei ole maksuvaba päevaraha, mille arvelt töötaja tavalist lõunasööki hüvitada. Tööandja kanda jäetud isiklik toitlustamine on üldjuhul erisoodustus. Kliendi ärilõuna tuleb omakorda eristada töötaja isiklikust söögist: see kuulub vastuvõtukulude reeglite alla.

Milliseid sõidu-, majutus- ja autokulusid saab hüvitada?

Vajalike ja dokumenteeritud lähetuskulude hulka võivad kuuluda piletid, majutus, tööülesandeks vajalik kohalik transport, pagas, viisa ja reisikindlustus. Majutuskulule ei ole üldist päevast maksuvaba eurolimiiti. Kulu peab siiski olema seotud lähetusega ja mõistlikult põhjendatav; piirangu puudumine ei muuda isiklikke lisateenuseid ettevõtluskuluks.

Dokument peab näitama, mida osteti ja millises summas. Pangaväljavõte tõendab makset, kuid võib vajada arvet või muud tehingu sisu selgitavat tõendit. Välisvaluutas makstud kulu puhul saab kasutada määruses lubatud kurssi või lähtuda tegelikult kantud kulust, näiteks kaardiväljavõttel näidatud eurosummast. Dokumentide nõudeid selgitab artikkel raamatupidamise algdokumentidest.

Isikliku autoga lähetusse: kaks erinevat arvestusviisi

Tegelike kulude hüvitamisel lähtutakse lähetusmäärusest ning kuludokumentidest. Hüvitada saab lähetusega otseselt seotud täiendavad kulud, näiteks põhjendatud kütuse- ja parkimiskulu; remondi- ja hoolduskulud selle korra alla ei kuulu. Sellele hüvitisele 550-eurone kuupiir ei kohaldu. Tankimistšekk üksi ei näita, milline osa kütusest kulus tööreisile: lisa marsruut, läbisõit ja arvestuse selgitus.

Kilomeetripõhisel hüvitamisel peetakse sõitude arvestust ning maksuvabalt saab maksta kuni 0,50 eurot kilomeetri kohta, kõige rohkem 550 eurot kalendrikuus iga hüvitist maksva tööandja kohta. Näiteks 600 dokumenteeritud töökilomeetrit annab 0,50-eurose määra korral 300 eurot hüvitist, kui sama kuu muud hüvitised piiri ei ammenda. Sellele ei lisata sama sõidu kütusekulu uuesti.

Vali sobiv viis enne aruande koostamist ja väldi sama kulu kahekordset hüvitamist. Maksureeglite aluse annab MTA lähetuskulude juhend. Ettevõtte kasutuses oleva auto puhul tuleb lisaks arvestada ettevõtte sõiduauto maksustamise reegleid.

Kas lähetuse võib ühendada puhkusega?

Jah, kuid erista tööandja ülesande täitmine ja inimese isiklik ajakasutus. Puhkusepäevade majutust ja päevaraha ei saa maksuvabalt lähetuskuluna hüvitada. Sõidukulu võib jääda ettevõtte kanda ulatuses, mis oleks tekkinud ka tavapärase lähetuse korral.

Näiteks maksaks tööülesande järel reedel naasmise pilet 220 eurot, kuid töötaja soovib puhata ja naasta esmaspäeval 270-eurose piletiga. Isikliku valiku tõttu lisanduv 50 eurot jääb töötaja kanda; kui selle tasub tööandja, tekib sellelt erisoodustus. Kui hilisem naasmine piletikulu ei suurenda, ei teki üksnes muutunud kuupäevast erisoodustust. Säilita hinnavõrdlus broneerimise ajast. Aluseks on MTA juhend lähetuse ja puhkuse ühendamisest.

Pikema tööreisi sisse jääv nädalavahetus ei ole automaatselt isiklik puhkus. Kui see on põhjendatud lähetusperioodi osa, jätkub ka lähetuskulude ja päevaraha arvestus vastavate tingimuste järgi. Seejuures tuleb töö- ja puhkeaega arvestada eraldi. Otsus peab vastama tegelikule reisile, mitte üksnes kõige soodsamale maksutulemusele.

Kuidas koostada kuluaruanne ja teha lõpparvestus?

Pane aruandesse tegelikud reisikuupäevad ja vajalikud kellaajad, tööülesande täitmise selgitus, päevaraha arvestus ning iga hüvitatav kulu. Erista töötaja isiklikult tasutud arved ettevõtte kaardiga või otse tarnijale makstud summadest. Viimaseid ei maksta töötajale teist korda välja.

Lisa arved, piletid ja muud asjakohased tõendid. Pardakaart võib kinnitada sõidu toimumist, kuid ei asenda ostu maksumust tõendavat dokumenti. Kui seda pole, võivad reisi tõendada muud andmed. Eraldi ostu tegemine üksnes selleks, et sihtkohas käimist tõendada, pole mõistlik: kasuta tegeliku reisi ja tööülesande tõendeid.

Näide: ettevõtte kulu ja töötajale väljamakstav summa

Kolmepäevase välislähetuse päevaraha on 3 × 75 = 225 eurot. Töötaja maksis ise 96 eurot sõidupiletite ja 24 eurot takso eest. Ettevõte tasus hotelli 180 eurot otse ning andis töötajale 200 eurot ettemaksu.

Lähetuse kogukulu on 225 + 96 + 24 + 180 = 525 eurot. Töötajaga arveldatav summa on 225 + 96 + 24 = 345 eurot. Pärast 200-eurose ettemaksu mahaarvamist tuleb talle maksta veel 145 eurot. Eeldame, et kulud on põhjendatud, dokumendid olemas ja kõik kolm päeva mahuvad 75-eurose piiri sisse.

Kui töötaja tasus ettevõtte kulu oma rahast, kajastub hüvitamata summa ettevõtte võlana talle. Ettemaksust kasutamata jäänud raha tuleb aruandega kokku viia ja tagastada. Lepi aruannete esitamise tähtaeg ning kinnitaja ettevõttes selgelt kokku; see on osa raamatupidamise igapäevasest korraldusest.

Ettevõtja kontrollnimekiri: enne reisi ja pärast seda

• Roll ja eesmärk: kelle töö- või ametiülesannet täidetakse ning miks on reis ettevõttele vajalik?
• Koht ja aeg: tavapärane töökoht, sihtkoht, reisikuupäevad ning vajaduse korral töötaja nõusolek.
• Kirjalik otsustus: lähetatav, ülesanne, hüvitatavad kulud, päevaraha määr ja ettemaks.
• Päevaraha: õigust andvad päevad, tegelikud väljumis- ja saabumisajad ning 15 päeva piirid nii lähetuse kui kuu kohta.
• Eraldi asjaolud: tasuta toit, isiklik puhkus, mitme maksja päevaraha ja isikliku auto arvestusviis.
• Kuluaruanne: tõendid, ettevõtte ja töötaja tasutud summad, valuutaarvestus ning seos tööülesandega.
• Lõpparvestus: ettemaks, juurde makstav või tagastatav summa, vajaduse korral maksustatav osa ning kinnitamine.

Korduma kippuvad küsimused lähetuse kohta

1. Kas juhatuse liige saab päevaraha ilma töölepingu ja juhatuse liikme tasuta?

Jah, ametilähetuse maksuvaba hüvitamine ei eelda töölepingut ega seda, et juhatuse liikmele makstakse tasu. Vajalikud on tegelik ametiülesanne, nõuetekohane otsustus ja arvestus. Ainuüksi osaniku staatusest ei piisa.

2. Kas FIE saab endale maksta 75 eurot päevaraha?

FIE ei maksa endale töötaja päevaraha. Ta arvestab ettevõtlusega seotud kulusid FIE reeglite järgi. Ajutiselt välisriigis ettevõtlusega tegelemisel saab dokumentaalselt tõendatud isiklikke toitlustuskulusid maha arvata seaduse piirides; ilma kuludokumentideta kindla päevasumma kuluks kandmine ei sobi. Aluseks on TuMS § 32 lõige 6 ja § 33 lõige 5.

3. Kas ühepäevase Riia-reisi eest saab päevaraha?

Jah, kui tööalane eesmärk ja eespool kirjeldatud kauguse nõue on täidetud. Ühepäevase lähetuse erisust selgitab päevade arvestuse peatükk.

4. Kas Eesti-sisesel lähetusel võib maksta päevaraha?

Raha võib maksta, kuid töötajale makstav Eesti-sisene päevaraha maksustatakse palgana. See ei takista põhjendatud sõidu-, majutus- ja muude vajalike kulude hüvitamist dokumentide alusel.

5. Kas päevaraha saaja peab esitama kõik toidutšekid?

Tavapärase rahalise päevaraha kasutamist ei pea tõendama iga toidutšekiga. Dokumenteerida tuleb lähetus ja päevaraha arvestus. Kui ettevõte hüvitab konkreetse eine päevaraha osana, on selleks vaja toidukulu tõendit ja koondarvestust.

6. Kas ainult lennupilet tõendab kogu lähetust?

Ei. See võib tõendada transpordikulu, kuid ei selgita iseenesest ettevõtlusseost, tegelikku viibimisaega ega kõiki muid kulusid. Hoia pilet koos lähetusotsuse, aruande ja tööülesannet selgitava teabega. Tõendite kogum peab andma reisist arusaadava pildi.

7. Kas kaks ettevõtet võivad sama päeva eest maksta mõlemad maksuvaba päevaraha?

Sama päeva piirmäär ei kahekordistu. Kui samaks perioodiks lähetavad mitu tööandjat või päevaraha maksab ka kolmas isik, tuleb maksed omavahel kooskõlastada ja kontrollida kogusummat. Ka ühelt lähetuselt saabumise ja teisele väljumise päeval on maksuvaba päevamäär ühekordne.

8. Kas lähetuse nädalavahetus tähendab automaatselt ületunnitööd?

Ei. Päevaraha ja majutuskulude arvestus ei määra iseenesest tööaega. Tegelik töö, tööajakava, sõiduaeg ning töö- ja puhkeaja kokkulepped tuleb hinnata eraldi; välisriigis veedetud laupäev ja pühapäev ei ole automaatselt 16 ületundi. Tööaja ja sõiduaja käsitlust selgitab Tööinspektsiooni lähetuse juhend.

Õigusaktid ja esmasallikad

Artikli määrad ja näited lähtuvad 23. oktoobril 2026 kehtivatest reeglitest. Teiste perioodide väljamakseid tuleb hinnata vastava aja õigusaktide järgi.

• Lähetusmäärus nr 110: vormistamine, kulud, päevaraha alammäär ja maksmise tingimused.
• Tulumaksuseadus: § 13 maksuvabad piirid; §-d 32 ja 33 FIE kulud.
• Töölepingu seadus: §-d 20, 21 ja 40, töö tegemise koht, lähetamine ja kulude hüvitamine.
• MTA: välislähetuse päevaraha, sealhulgas mitme lähetuse ja kuuvahetuse näited.
• MTA: töölähetuse küsimused ja vastused, sealhulgas toitlustamine ja ühepäevane lähetus.