Raamatupidamise algdokument on tõenduseks konkreetse tehingu toimumise kohta. Näitab ära, mis oli tehingu sisu, kes olid osapooled ja millal täpselt tehing toimus, kas mingil kuupäeval või perioodil. Samuti hindab maksuametnik selle alusel, kas see konkreetne kulu on selle ettevõtte jaoks „ettevõtlusega seotud” või mitte. Dokumentide hoolikas kokkukogumine ja alleshoidmine on üks väga tähtis ülesanne, pärast neid taastada on väga raske ja dokumentide puudumine võib maksuameti revisjoni korral lõppeda ootamatult suure maksukohustusega.
Kohustuslikud andmed algdokumendil (rekvisiidid, nagu raamatupidajad ütlevad):
- dokumendi nimetus ja number; (näiteks – Arve nr.27).
- koostamise kuupäev;
- tehingu majanduslik sisu; (näiteks – juriidiline nõustamine või muruniitmine),
samuti periood, millal teenus osutati või kaup müüdi, arve võib teha ka hiljem; - tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); (näiteks 7 tundi ; 10 eur/h ; 70 eur)
- tehingu osapoolte nimed ja aadressid (ostja ja müüja)
- ostja ettevõtet esindava isiku allkiri, mis kinnitab majandustehingu toimumist;
- vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber (selle lisab raamatupidaja, kui arve programmis registreerib). Failina saadud arve elektroonsel säilitamisel võib järjekorranumbri lisada nt faili nimesse. Eraldi nõuded on lisaks käibemaksukohuslasest ettevõtja dokumentidele.
Kui nt poetšekil või bussipiletil ei ole ostja nime ega aadressi, võib need ise juurde kirjutada, mõte siiski peamiselt selles, et mitu ettevõtet ei saaks sama tšekki oma kuluarvestuses kajastada. Algdokumendiks sobib ka leping. Kui müüjaks on mitte-ettevõtjast füüsiline isik, siis tema ei saagi arvet väljastada ja tehingut kajastabki ainult leping. NB! Sellisel juhul on ettevõtja kohustus alati teada, millisel juhul ja millised maksud peab ära maksma. Kui ei tea, küsi oma raamatupidajalt üle, sest maksude kinnipidamine ja deklareerimine on ettevõtja kohustus. Juurde võid rekvisiitidest lugeda siit.
Raamatupidamisdokumentide säilitamise kohustus
Kõik raamatupidamisdokumendid tuleb hoolega alles hoida vähemalt järgnevad seitse aastat, alates perioodi lõppemisest või lepingu lõppemisest. Näiteks 2013.a. jaanuaris lõppes kohustus säilitada 2005.a. raamatupidamise algdokumente.
Seitse aastat tuleb alles hoida kõik arved, tšekid, kuluaruanded, lepingud, sise-eeskirjad, aastaaruanded, raamatupidamisprogrammi andmed (lugemist võimaldav backup, ei pea olema välja trükitud). Erandina tuleb töötajaga sõlmitud tööleping säilitada 10 aastat peale lepingu lõppemist.
Kust tuleb seitse aastat? Maksuametil on õigus kontrollida viimase kolme aasta dokumente, kui on põhjust kahtlustada maksudest kõrvalehoidmist. Suurema kahtluse korral kuni kuue aasta dokumente. Ja aastajagu dokumente hoitakse veel igaks juhuks varuks 🙂
Säilitada võib nii paberil kui elektroonselt
Paberil
Levinud praktika on selline, et jooksva ja eelmise aasta dokumendid on kiirköitjates, ühes või mitmes, sõltuvalt kui palju dokumente on. Varasemate aastate dokumendid võib panna kokkuköidetuna pappkarpi ja kirjutada peale, mis kuupäevani vaja säilitada. Halva trükikvaliteediga tshekkidest tuleb kindlasti teha koopiad, need ei taha üldse säilida. Olen näinud paar aastat kaustas olnud Neste kütuseautomaadi tshekki, mis oli täiesti loetamatu. Koopia koos kustunud originaaltshekiga on piisav.
Elektroonselt
Samuti võib dokumendid ka sisse skännida ja säilitada elektroonselt, muidugi ka elektroonselt loodud dokumente mitte välja trükkida (a la digiallkirjaga leping või meiliga laekunud pdf-arve). Elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada. Samuti tuleb arvestada, et dokumendid oleksid vajadusel leitavad – peavad olema arusaadavalt ja süstemaatiliselt aastate kaupa kataloogidesse paigutatud. Mõistlik oleks teha andmetest varukoopia nt välisele kõvakettale või nt Dropboxi.
Ka maksuamet aktsepteerib dokumentide elektroonset säilitamist.
Dropboxi tasuta kontode kohta igaks juhuks hoiatus – nende kodulehel hinnakirja lõpus on info, et Dropbox jätab endale õiguse tasuta teenuse konto suvalisel ajal lõpetada, samuti 90 päeva jooksul loetakse tasuta konto mitteaktiivseks ja võidakse sulgeda.
Dropbox allows you to store up to 2 GB free of charge. Dropbox reserves the right to terminate Free Accounts at any time, with or without notice. Without limiting the generality of the foregoing, if a Free Account is inactive for ninety (90) days, then Dropbox may delete any or all of Your Files without providing additional notice.
Raamatupidamise algdokumendid on sinu ettevõtte rahaliste liikumiste tõestamiseks. Jälgi hoolikalt, mis moodi neid koostad ning hoiad!
| muudetud |
Leave A Comment