Töötamise register (TÖR): registreerimine, peatamine ja lõpetamine

Töötamise registrisse ehk TÖRi tuleb töötamine üldjuhul kanda hiljemalt inimese tööle asumise hetkeks. Töötamise peatamisest ja lõpetamisest tuleb teatada kümne kalendripäeva jooksul. See kohustus puudutab ka ühepäevast tööd ja paljusid võlaõiguslikke lepinguid.

Igapäevases kõnes öeldakse vahel „töötajate register”, kuid ametlik nimi on töötamise register. Nimetus on sisuline: sama inimese kohta võib olla mitu töötamise kannet ning registrisse kuuluvad ka tasu saavad juhatuse liikmed. Allpool on väikeettevõtjale vajalikud reeglid ja näited.

Kelle töötamine tuleb registreerida?

Põhireegel on seotud töötamise ja Eesti maksukohustusega, mitte lepingu pealkirjaga. Registreerima peab tööd võimaldav isik: näiteks osaühing, FIE, MTÜ või eraisikust tööandja. Kohustust ei kaota suuline kokkulepe, lühike tööperiood ega see, et inimesel on mujal põhitöökoht.

VÕS-lepingu registreerimiskohustuse erand puudutab muu hulgas FIE-t ja ettevõtlustulu maksu maksjat, kes osutab teenust ettevõtluskonto kaudu. See ei muuda töösuhte tunnustega tööd automaatselt ettevõtluseks.

Õiguslik alus on maksukorralduse seaduse §-d 25¹–25⁸. Registris kasutatavad nimetused ja lisaväljade kohustus on MTA töötamise liikide tabelis. Välisriigiga seotud töötamisel võib olla vaja eriliiki.

Pelgalt töö vaatlemine ei ole sama mis töö tegemine. Kui „proovipäeval” teenindatakse kliente, valmistatakse kaupa või täidetakse muid tavapäraseid tööülesandeid, tuleb töösuhe vormistada, töö registreerida ja tasustada. Koolipraktika puhul vaata praktikalepingu sisu ja tasustamist; kõiki praktikante ei saa automaatselt tasuta töötajateks lugeda.

Olulised tähtajad

Näide. Kui töötaja alustab esmaspäeval kell 9, ei piisa sellest, et raamatupidaja lisab ta registrisse esmaspäeva pärastlõunal. Anna registreerimiseks vajalik info talle varem ja lepi kokku, kes kande valmimist kontrollib. Palgaarvestuse tegemine kuu lõpus ei asenda õigeaegset registreerimist.

Alaealise erand. 7–12-aastase lapse puhul lähtub viie tööpäeva reegel töölepingu seaduse §-st 8. Varasem alustamine on võimalik seaduses sätestatud juhul, kui tööinspektor on vajalikud andmed saanud ja nõusoleku andnud juba enne TÖRi kannet. Kontrolli ka lubatud tööde, tööaja ja seadusliku esindaja nõusoleku nõudeid Tööinspektsiooni juhendist. Vanades juhendites võib veel esineda varasem kümne tööpäeva tähtaeg.

Kuidas töötamine registreerida?

1. Leppige kokku töö tegelik sisu ja lepingu liik. Kannet ei saa õigesti teha ainult inimese nime ja soovitud netotasu põhjal.
2. Vali e-MTAs õige esindatav. Oma osaühingu töötamist registreerides tegutse ettevõtte nimel. Isiklik vaade ja ettevõtte esindamine on eri asjad.
3. Ava töötamise registreerimise teenus. Kui toimingut teeb raamatupidaja, kontrolli tema vajalikke pääsuõigusi.
4. Sisesta isikukood, alguskuupäev ja töötamise liik. Töölepingu puhul lisa ka lepinguline koormus, ametinimetus ja töökoha aadress.
5. Salvesta ja kontrolli tulemust. Vaata üle inimene, ettevõte, kuupäev ja kande olek. Tulevikus algava lepingu korral peab ka algus registris olema tulevikus.

Mitme töötaja andmeid saab sisestada ka failiga või personalitarkvara liidese kaudu. Telefoni ja SMSi teel tehtav lihtsustatud kanne on varuvõimalus, mis tuleb hiljem täiendada. Täpsed kanalid ja juhised leiab MTA registreerimisvõimaluste lehelt.

Tööaja määr näitab kokkulepitud koormust: täistööaeg on 1,0, pool koormust 0,5. See ei ole kuu tegelike töötundide kokkuvõte. Kaugtöö korral ei märgita automaatselt töötaja kodust aadressi; järgi MTA töökoha aadressi reegleid. Koormuse muutus tuleb kanda registrisse kümne kalendripäeva jooksul. Täpsemad juhised on töötamise registreerimise lehel.

Kas omanik ja juhatuse liige tuleb registreerida?

Ainuüksi osanikuks olemine ei ole töötamine. Samuti ei pea TÖRis registreerima juhatuse liiget, kes täidab üksnes juhatuse ülesandeid ja selle eest tasu ei saa. Äriregistrisse kantud juhatuse liikme staatus ja töötamise registri kanne on erineva eesmärgiga.

Kui juhatuse liikmele makstakse tema ülesannete eest tasu, tuleb teha vastav kanne. Kui ta teeb lisaks ettevõtte igapäevast sisulist tööd, näiteks osutab klientidele teenust, tuleb hinnata ja vormistada ka see töö. Omanikuks olemine ei anna üldist vabastust töö registreerimisest ega töötasu maksustamisest.

Näide. OÜ omanik saab juhatuse liikme tasu ettevõtte juhtimise eest ja töötab eraldi töölepingu alusel disainerina. Nende erinevate ülesannete kohta on kaks kannet. Kui juhatuse ülesanded on tasuta, kuid disaineritöö tasustatud, ei teki ainuüksi juhatuse liikme staatuse tõttu teist tasulise töötamise kannet.

Loe juurde töötasu ja juhatuse liikme tasu maksustamisest. Leping, registrikanne, tegelik töö ja TSD-l deklareeritud väljamakse peavad omavahel kokku sobima.

Millal töötamine peatada ja taastada?

Iga töölt eemalolek ei tähenda TÖRi peatamist. Tavaline põhipuhkus ja haigusleht ei ole iseenesest põhjus töötamise kannet peatada. Registrisse märgitakse seaduses ja registri juhistes ette nähtud peatamise alused.

• Vanemapuhkuse kannab registrisse tööandja.
• Ema- ja isapuhkuse andmed kannab registrisse Sotsiaalkindlustusamet. Kontrolli olemasolevaid kandeid ja teavitusi.
• Tasustamata puhkus tuleb registreerida, kui see kestab terve kalendrikuu või kauem.
• Aja- või asendusteenistus võib olla peatamise alus; õppekogunemine ei ole sama olukord.

Peatamise kanne tuleb teha kümne kalendripäeva jooksul. Kui inimene naaseb varem, muuda peatamise lõpp tegelikkusele vastavaks. Ära vali peatamise põhjust ainult selle järgi, milline tundub maksude seisukohalt soodsam: tasustamata puhkuse korral võib sotsiaalmaksu miinimumkohustus jätkuda. Täpsustused leiab MTA peatamise juhendist.

Kuidas töötamise kanne lõpetada?

Registrikanne peab kajastama tegelikult lõppenud töötamist. Märgi õige lõppkuupäev ja lõpetamise alus ning tee kanne kümne kalendripäeva jooksul. Töölepingu korral lähtu lepingu lõppemisest, VÕS-lepingu puhul selle lepingu lõppemise kuupäevast.

TÖRi kanne ei asenda töölepingu lõpetamise kokkulepet ega ülesütlemisavaldust. Kõigepealt peab olema õiguslik alus ja nõuetekohane lõpetamine; seejärel kajastatakse tulemus registris. Samuti ei tohi lõpetamise aluseks valida mugavuse pärast suvalist varianti. Andmed mõjutavad muu hulgas töötaja hüvitiste menetlemist.

Kui pärast töösuhte lõppu makstakse varem tehtud töö eest preemiat, ei tähenda makse automaatselt uut töötamist. Hoia lahus töö tegemise periood ja väljamakse deklareerimine. Vaata MTA töötamise lõpetamise juhendit.

Mida teha, kui kanne on vale?

Paranda viga kohe, kui selle avastad. Maksukorralduse seadus lubab tööandjal andmeid ise parandada kolme kuu jooksul töötamise alustamise, peatamise või lõpetamise kuupäevast. See ei ole luba lükata algset registreerimist kolme kuu võrra edasi.

Kui ise parandamise tähtaeg on möödas, esita MTA-le põhjendatud taotlus koos asjaolusid tõendavate dokumentidega. Seaduse järgi tuleb taotlus esitada 14 päeva jooksul parandamise vajadusest teadasaamisest. MTA hindab paranduse põhjendatust; vana kuupäeva ei muudeta lihtsalt soovitud hüvitise saamiseks.

Näide. Inimene registreeriti tööle, kuid kokkulepitud töötamine ei alanudki. Tegelikkusele vastab kande tühistamine, mitte väljamõeldud ühepäevase töösuhte lõpetamine. Enne otsust kontrolli siiski, kas töötamine tõesti jäi alustamata või on tekkinud töölepingu täitmise vaidlus.

Kas registrikanne annab ravikindlustuse?

Mitte iga kanne ega iga lepingu liik ei taga kohe ravikindlustust. Töölepingu puhul arvestatakse muu hulgas lepingu kestust ja kindlustuse ooteaega. VÕS-lepingu alusel tasu saaja ja juhatuse liikme kindlustus sõltub üldjuhul TSD-l deklareeritud sotsiaalmaksust ning nõutava miinimumi täitmisest ühe või mitme maksja peale kokku.

Seetõttu ei piisa ravikindlustuse saamiseks juhatuse liikme nime lisamisest registrisse. Kontrolli tingimusi Tervisekassa juhendist ja loe meie ettevõtja sotsiaalkindlustuse artiklit.

Kui töötajal puudub Eesti isikukood

Välismaalane registreeritakse üldjuhul Eesti isikukoodiga. Kui seda ei ole objektiivsetel põhjustel võimalik enne tööle asumist saada, saab sünniajaga registreerida kuni viieks päevaks. Isikukoodi saamisel muudetakse olemasolevat kannet. Sünniajaga kanne ise sotsiaalseid tagatisi ei anna. Järgi MTA välismaalase registreerimise juhist ning kontrolli eraldi inimese Eestis töötamise õigust.

Tööandja kontrollnimekiri

• Oleme kokku leppinud töö sisu, lepingu liigi ja tegeliku alguskuupäeva.
• Registreerimise eest vastutav inimene saab andmed enne töö algust.
• Kanne tehakse õige ettevõtte nimel ja õige isikukoodiga.
• Töötamise liik vastab lepingule; juhatuse ülesanded ja muu töö on eristatud.
• Nõutavad koormuse, ametinimetuse ja töökoha andmed on õiged.
• Alaealise või välismaalase puhul on eritingimused eraldi kontrollitud.
• Peatamised, taastamised ja lõpetamised jõuavad õigeaegselt registrisse.
• TÖR, lepingud, palgaarvestus ja TSD räägivad samast tegelikust olukorrast.

Hea töökorraldus on lihtne: töölevõtmise info liigub registrikande tegijale kohe, mitte koos kuu lõpu palgaandmetega. Sama kokkulepe peaks hõlmama puhkusi, koormuse muutusi ja töösuhte lõppu.

Korduma kippuvad küsimused

Kas üheks päevaks tööle tulev inimene tuleb registreerida?

Jah, kui tegemist on registreerimisele kuuluva töötamisega. Lepingu lühike kestus ei vabasta kohustusest. Ühepäevase töö puhul võivad algus- ja lõppkuupäev olla samad.

Kas töölepingu allkirjastamise päeval tuleb kohe kanne teha?

Töölepingu puhul on viimane tähtaeg tegelik tööle asumise hetk. Kui allkirjastate lepingu ette, märgi kokkulepitud tulevane alguskuupäev. VÕS-lepingu alguseks võetakse lepingu jõustumine.

Kas töötaja näeb, mida tööandja registrisse kandis?

Jah. E-MTAs saab töötaja valida „Registrid ja päringud” ning „Minu töötamised”. Valeandmetest tasub kohe tööandjale teada anda. Vaata ka MTA selgitust töötajale.

Kas raamatupidajale delegeerimine võtab tööandjalt vastutuse?

Ei. Raamatupidaja võib kande teha, kuid tööandja peab korraldama, et temani jõuaks õige info õigeks ajaks. Leppige kokku ka see, kes kontrollib salvestatud tulemust.

Kas kõikide tasuta abistajate kohta tuleb teha kanne?

Ei saa otsustada ainult sõna „tasuta” järgi. Äriühingu või FIE majandushuvides tehtav tasuta töö kuulub registreerimisele, kuid pelk osaniku staatus või tasuta juhatuse ülesannete täitmine ei ole sama olukord. Püsivat tasulise töö tunnustega tegevust ei tohi tasuta abistamiseks ümber nimetada.

Vajad abi töötamise kannete ja palgaarvestuse korraldamisel? Võta Pilvebürooga ühendust.