E-arvetega arveldus on ettevõtluses üks põhilisemaid arveldamise viise. Mis see e-arve täpsemalt on, kuidas seda väljastada (müügiarve) ja vastu võtta (ostuarve)?
Mis on e-arve ja kuidas nende liiklus Eestis toimib?
E-arve on XML-formaadis arve, mida programmid oskavad omavahel vahetada. Pdf-formaadis arvet saab küll meiliga saata, aga e-arveks seda ei loeta. Neid saab ka saata meiliga, kuigi märksa mugavam on neid saata läbi operaatorite, kes omavahel suhtlevad, vahet pole, kas sina oled saaja rollis, saatja rollis või esitad ise endale arve.
E-arvete operaatoriteks on Eestis Omniva, UnifiedPost ja Telema. Lisaks on veel teisigi, aga neil ei ole praegu veel kõigiga liidestusi.
Kas peab e-arveid saatma?
Avaliku sektori ettevõtetel on kohustus võtta vastu e-arveid alates 1.03.2017.
Avalikuks sektoriks loetakse riiki ja kohalikku omavalitsust. Valitsus, riigikogu, ministeeriumid, riigiasutused. Aga ka näiteks vallavalitsus, kelle alla kuuluvad kool, lasteaed, raamatukogu, rahvamaja, jne.
Ma siiski usun, et erasektori ettevõtted hakkavad varsti aru saama, kui mugav ja kiire on e-arvetega arveldada ja hakkavad järjest enam endale e-arveid nõudma.
Seega võiksid sa e-arvete teema enda jaoks selgeks teha ja plaani võtta.
Kuidas müügiarvet koostada ja saata e-arvena?
Selleks on erinevaid võimalusi:
Otse raamatupidamistarkvarast
Tarkvaraarendajal on juba otseleping olemas
Mõned raamatupidamistarkvarad võimaldavad e-arvet koostada otse programmist ja ka otse välja saata, ilma et sa ise peaksid midagi täiendavalt tegema. See on võimalik siis, kui raamatupidamistarkvara arendaja on ise teinud lepingu mõne e-arve operaatoriga.
Merit ja riigi e-arveldaja peaksid sellised olema, kui veel mõni juurde tulnud – palun andke teada 🙂
Merit kirjutab oma kodulehel e-arve saatmisest:
Kui teete Aktivas müügiarve ja kliendil on e-arvete vastuvõtmise konto olemas, siis e-arve saatmise nupule vajutades saadetakse arve kohe kliendile ära. Kui e-arve nupp pole müügiarve aknas nähtaval, siis järelikult kliendil e-arvete vastuvõtmise kontot ei ole.
Sõlmid ise lepingu operaatoriga
Sellisel juhul saad samuti koostada ja saata e-arve otse oma raamatupidamistarkvarast, aga enne pead ise mõne operaatoriga lepingu sõlmima ja selle teenuse eest ka eraldi maksma.
See võimekus peaks enamusel Eesti raamatupidamistarkvaradel nüüdseks olemas olema. Küsi oma tarkvara klienditoelt, kas neil on (või millal tuleb) ja milliste operaatoritega neil lepingud olemas on (ja tulemas on). Kõigi operaatoritega ei pruugi neil lepingut olla, siis tuleb sul valida olemasolevate seast.
Läbi veebiportaali
Kui sa ei kasuta üldse veel raamatupidamistarkvara või on kasutuses mõni välismaine tarkvara, mis Eesti e-arveid ei toeta, siis on variandiks ka kasutada mõnda veebiportaali, millel on leping operaatoriga olemas.
Variantideks on vähemalt:
a) arved.ee
Arved.ee võimaldab:
• koostada müügiarvet e-arvena otse portaalis või ka XML-arvet üles laadida,
• edastada e-arve kliendi raamatupidamisprogrammi, internetipanka, meiliaadressile või isegi paberarvet posti teel.
Iga liigutus maksab – maksad kuutasu ja iga arve saatmise eest eraldi. Hinnakirja vaata siit
b) Soome päritoluga Isolta
Sarnane teenus – saad koostada e-arveid ja välja saata. Kuutasu ja arve saatmise tasu. Ei leidnud küll võimalust saata arvet internetipanka, mis eraisikutele ja mikroettevõtjatele väga meeldib.
c) veel mõned
http://www.arvetehas.ee/
http://e-arved.eu/
http://rup.ee/raamatupidamisuudised/toimetuselt/uus-e-teenus-tellijatele (ainult ajakirja tellijatele)
Otse operaatori portaalist
Omniva Arvekeskus võimaldab nii müügiarveid koostada e-arvetena kui ka ostuarveid vastu võtta.
E-arveldaja
E-arveldaja plaanib hakata samuti operaatoriks. Riigikogule saadetud memos kinnitatakse, et 2017 jaanuari lõpust alates on plaanis hakata väga odavalt (5 eurot+km aastas) pakkuma nii e-arvete saatmist kui vastuvõtmist ning liidestusi kõigi levinumate majandustarkvaradega.
Kui see plaan neil teostub, siis on tegemist väikeettevõtetele hea odava lahendusega. Erinevus Omnivaga (kui reaalse alternatiiviga) on see, et Omniva pakub lisaks ka ostuarvete kinnitusringi ja arhiveerimise võimalust ning digiteerimist. E-arveldaja memos digiteerimisest juttu ei olnud.
Erinevad dokumendihaldustarkvarad
Näiteks Amphora, Webdesktop jt.
Ei ole nendega ise kokku puutunud ja ei ole kursis, kui hästi nad teiste operaatoritega liidestatud on.
Aga ostuarved e-arvetena?
Siiani väljastasid e-arveid oma klientidele ainult suured ettevõtted ehk arvuliselt suhteliselt väike osa sinu partneritest. Eks see e-arvete teema hakkab nüüd järjest enam levima.
Ostuarvete vastuvõtmine e-arvetena on hea seetõttu, et e-arveid saab saata otse sinu raamatupidamistarkvarasse, mis vähendab vajadust arvete käsitsi sisestamiseks. Ja vastavalt peaks see ka raamatupidamisteenuste hinda veidi alla viima, eriti kui sinu ostuarvete maht kuus on suur, standardne ja peamiselt pärit Eestist.
Siin on variante jällegi kolm:
Otse raamatupidamistarkvarasse
Mõni raamatupidamistarkvara suudab e-arveid otse vastu võtta, kuna tarkvaraarendajal on leping operaatoriga otse olemas. Nt Merit kirjutab oma kodulehel:
Merit Aktiva kasutajatele on konto loomine Krediidiinfos täiesti tasuta ja väga lihtne. Konto saate teha otse Aktiva seadistuste aknas, ilma Krediidiinfo lehele minemata. Kui e-arvete konto on loodud, siis impordib Aktiva saabunud arved kinnitamata ostuarvete tabelisse. Siin saate dokumendid mõne hiireklikiga kinnitada.
Läbi e-arve operaatori arvehaldusportaali
Sõlmid lepingu mõne e-arve operaatoriga (Omniva, Unifiedpost, Telema), saad kõik e-arved sinna tellida ja sealt siis oma raamatupidamistarkvarasse saata.
Omniva kuutasu algab 7 eurost ettevõtte kohta, teised kaks on mõeldud pigem suurematele ettevõtetele. Unifiedpostil ja Telemal hinnakirja kodulehel väljas ei ole, oma kogemusest võin kinnitada, et mõlema teenuse kuutasu on siiski kolmekohaline.
Arvehaldusportaalil on ohtralt lisavõimalusi. Saad lisada ostuarvete kinnitamise võimaluse, saad ostuarveid seal turvaliselt arhiveerida ning samuti tellida sinna ka paber- ja pdf-arvete digiteerimise (ehk e-arveks ümbermuutmise) võimaluse. Digiteerimisvõimaluse kasutamine tähendab seda, et kõik sinu ostuarved muunduvad kenasti e-arveteks ja neid käsitsi sisestama enam ei pea. Aga jällegi – see on eraldi tasu eest.
Läbi veebiportaali
Unifiedposti arved.ee pakub ka e-arvete vastuvõtmist ja edastamist raamatupidamisprogrammi. Kuutasu on odav nagu Omnivalgi, aga arvehaldust eraldi ei pakuta, ainult arvete edastamist raamatupidamistarkvarasse.
Kes digiteerivad Eestis ostuarveid?
Digiteerimisega tegelevad Eestis minu teada järgmised ettevõtted:
– Unifiedpost – suur digiteerimiskeskus. Paberarved skännitakse kõigepealt sisse, seejärel nii skännitud pdf-id kui juba otse tulnud pdf-id lastakse läbi töötlusprogrammi, tulemused vaadatakse üle inimeste poolt.
– Tsekk.ee – pakub eelkõige tšekkide digiteerimist, aga osad kliendid kasutavad seda ka arvete jaoks. Kui äpiga tšekist pilt teha, siis see digiteeritakse (automaatne tekstituvastus + inimkontroll vigade vältimiseks) ja kviitung saadetakse e-arve formaadis majandustarkvarasse.
– Omniva – kuulduste järgi ainult inimkäsitöö (ehk arved klõbistatakse käsitsi sisse)
– Envoice – hakkab samuti digiteerimist pakkuma, nii täisautomaatset kui inimese kontrolliga
– Creditinfo – pakub kuulduste järgi ka midagi, infot ega hinnakirja kodulehel väljas ei ole.
Eesti arvete digiteerimisega saavad kõik hakkama. Unifiedpost saab minu kogemuste järgi edukalt hakkama ka Läti, Soome ja UK arvetega. USA jm arvetega on lood veidi keerulisemad, kohalikud programmid neid ei pruugi tunda ja kuidas madalapalgalised arvesisestajad võõrkeeli oskavad, ei tea hinnata.
Kuidas alustada?
- Vaata oma kliendid üle, kas nende hulgas on avaliku sektori ettevõtteid või ei – see määrab ära, kui kiire sul selle teemaga on.
- Raamatupidamine
- Kui teed ise oma raamatupidamist/osutad teenust:
Uuri oma raamatupidamistarkvara arendajalt, kas ta pakub otse programmist e-arvete saatmise ja vastuvõtmise võimalust? Kui ei, siis kas see on plaanis? Milliste operaatoritega lepingud olemas on? Kas saad kasutada mõne portaali teenuseid? - Kui ostad raamatupidamisteenust, siis suhtle samal teemal oma raamatupidajaga, lisaks uuri, mis plaanid temal ostuarvetega on.
- Kui teed ise oma raamatupidamist/osutad teenust:
- Kui sul on vajadus väljastada e-arveid (ja järjest enam on), siis alusta e-müügiarvete väljastamise valikust, aga arvesta juurde võimalus ka e-ostuarvete vastuvõtmiseks. Kaalu ka digiteerimise kasutamist ja ostuarvete halduse vajalikkust. Lisateenuseid võib hiljem lisada, aga operaatori vahetamine on tüütu protsess, vali hoolega.
- Küsi pakkumisi erinevatelt operaatoritelt (kellega lepingud olemas on) ja võrdle hindu. Lisa hinnavõrdlusesse ka ostuarvete vastuvõtmise hinnad (nii e-arved kui digiteerimine). Väikese ostuarvete mahu (või välismaiste ostuarvete juures) ei pruugi digiteerimine olla odavam kui käsitsi sisestamine. Küll võib aga ostuarvete kinnitusring anda mõnel juhul täiendavat lisaväärtust.
| muudetud |
Jällegi üks pealesunnitud teenus, millest loobuda ei saa.
Aitäh kompaktse ülevaate eest! Mikroettevõtjana ei jõudnud ma veel muret tundma hakatagi, aga nüüd tuli info ise koju kätte. Olen väga tänulik!
Sai EVEA-s seda teemat kunagi arutatud isegi mingi ministeeriumi esindajatega (oli vist ettevõtlus minister, kelle juures käisime). Ning üks põhi nõue asjal oli see, et riik peab suutma väikeettevõtetele luua vastava tasuta lahenduse, kus oleks võimalik neid e-arveid vajadusel koostada ilma mingi registreerimiseta. Näiteks pisike konsultatsiooni firma, kellel ei ole raamatupidamis programmi ega midagi – peab saama riigi poolt loodud lahendusega lihtsalt omavalitsusele e-arve saata. Mina hetkel veel riigi poolset e-arveldajat pole näinud. Seega oli minu poolt hoopis üllatus, kui nad seda vastu soovisid võtta.
Minul tuleb teha e-arve Soome. Kas Soome (ka Rootsi) ja Eesti e-arve formaadid on samad? Kes Eesti ettevõtetest pakub e-arve tegemist Soome ettevõttele?
Tere, Täna kasutatakse e-arveid enim Taanis, Soomes ja teistes Põhjamaades. Ka Rootsi on alustanud e-arvete vastuvõtmist.
Osad programmid võimaldavad e-arveid saata Soome äriklientide raamatupidamistarkvarasse (näiteks Isolta, Fitek).
Kui kaugel on e-arveldaja arendus, et e-arve saatmine toimuks väikeettevõtte jaoks lihtsalt ja kiiresti, ilma lisakuludeta. Olen kuulnud, et muud operaatorid (Omniva jne) ei tee omavahel koostööd ehk kui ma olen registreeritud Omniva kasutajaks ja saadan e-arve kliendile, kes on e-arveldaja klient siis arve kliendini ei jõua, sest operaatorid omavahel koostööd ei tee. On see müüt? Kas tulevikus hakkavad kõik e-arved e-arveldaja kaudu käima?
Tere! Kahjuks täpne info puudub hetkel. E-arveldaja peaks muutuma riigi poolt arendatud keskuseks ja teised operaatorid hetkel tõesti tunduvad kõik omaette nokitsevat. Loodetavasti varsti saab kõik selgemaks.
Envoice-ga sarnaselt on turul ka Tsekk.ee, mis pildistatud tšekist ja ka arvest digiteerib ära hankija nime, registrikoodi, dokumendi numbri, väljastamise kuupäeva, summa koos ja ilma KM-ta, käibemaksu ning valuuta. Kohe peale pildistamist käib dokumendi üle masin ning peale seda ka veel digiteerijad. Peale digiteerimist saadetakse sisestatud andmed otse raamatupidamisprogrammi. Olemas on integratsioonid kõikide operaatoritega ja lisaks veel suuremate majandustarkvaradega.
arvepesa.ee kaudu saab samuti XML vormingus arveid koostada tasuta ja piiramatult