Kuidas korraldada väikeettevõtte raamatupidamist: ise, teenusena või oma raamatupidajaga?

Väikeettevõtte raamatupidamist saab teha ise, osta teenusena sisse või korraldada oma raamatupidajaga. Sobiv lahendus sõltub tehingute keerukusest, töömahust, sinu teadmistest ja sellest, millist infot vajad ettevõtte juhtimiseks. Ükskõik millise variandi valid, lepi kokku vastutajad, tähtajad, dokumentide liikumine ning viis, kuidas kontrollid aruannete õigsust.

Raamatupidamise korraldamine peaks andma sulle ülevaate ettevõtte kasumist, raha liikumisest ja eesootavatest kohustustest. Deklaratsioonid ja aastaaruanne on osa sellest tööst. Sama oluline on saada otsustamiseks vajalik info ajal, mil saad veel midagi muuta.

Milline raamatupidamise korraldamise viis sobib sinu ettevõttele?

Alusta ettevõtte tegelikest vajadustest. Arvete arv annab töömahust ainult osalise pildi: lisaks võivad tööd tekitada töötasud, laovaru, laenud, välistehingud või projektide arvestus. Oluline on ka see, kui kiiresti peavad juhini jõudma selgitused ja aruanded.

Võimalik on ka jagatud töökorraldus: ettevõtja koostab müügiarved ja edastab dokumendid, raamatupidaja kontrollib arvestust ning koostab aruanded. Selle toimimiseks peab olema täpselt teada, kus ühe inimese ülesanne lõpeb ja teise oma algab.

Millal on mõistlik teha raamatupidamist ise?

Isetegemist tasub kaaluda, kui ettevõtte tehingud on sulle arusaadavad, dokumente on vähe ja leiad tööks regulaarselt aega. Vajalik on mõista, kuidas tehingud mõjutavad ettevõtte vara, kohustusi, tulusid ja kulusid. Programmi kasutusoskus üksi seda teadmist ei asenda.

Maksu- ja Tolliameti juhend kinnitab, et juhatuse liige võib raamatupidamisega ise tegeleda. Praktiline küsimus on seega, kas suudad tagada korrektse arvestuse ja täita aruandluskohustused õigel ajal.

Õppimiseks kuluv aeg sõltub sinu eelteadmistest ja ettevõtte tegevusest. Hea algus on läbida sobiv koolitus ning lasta spetsialistil üle vaadata arvestuse ülesehitus ja esimesed aruanded. Kui lisanduvad näiteks töötajad, välisriikide kliendid või laovaru, hinda oma töökorraldus uuesti üle.

Millal tasub raamatupidamisteenus sisse osta?

Teenuse sisseostmine on kaalumist väärt, kui raamatupidamine nõuab sinult ebaproportsionaalselt palju aega või vajad teadmisi, mida sul endal ei ole. Teenust saab kokku leppida nii igapäevase arvestuse kui ka konkreetsete tööde jaoks.

Pakkumisi võrreldes vaata hinna kõrval teenuse sisu. Arvete kirjendamine, töötasude arvestus, aastaaruanne, juhtimisaruanded ja nõustamine võivad olla eri teenused. Küsi, millised kontrollid tehakse enne aruannete esitamist ja kes vastab sinu küsimustele.

Kui soovid lisaks arvestusele abi ka ettevõtte juhtimisel, vaata, milles saab raamatupidaja väikeettevõtjat aidata. Analüüs ja nõustamine eeldavad vastavat pädevust ning selget kokkulepet teenuse ulatuse kohta.

Millal vajab ettevõte oma raamatupidajat?

Oma töötajat tasub kaaluda siis, kui raamatupidamisega seotud ülesandeid on püsivalt palju või töö nõuab igapäevast koostööd teiste töötajatega. Näiteks võib olla vaja pidevalt jälgida projektide kulusid, laoseisu või klientide võlgnevusi.

Võrdle kogu töökorralduse kulu: töötasu ja tööandja maksud, tarkvara, koolitused, töövahendid ning asendamine. Ka oma raamatupidaja vajab juhilt selgeid ootusi ja õigel ajal infot. Vajaduse korral saab osa eriteadmisi nõudvast tööst, näiteks keerukama maksunõustamise, eraldi sisse osta.

Kes vastutab, kui raamatupidamist teeb teenusepakkuja?

Raamatupidamise korraldamise eest vastutab ettevõtte juhatus ka siis, kui töö on teenusepakkujale üle antud. Teenusepakkujal on omakorda kokkuleppest ja kohaldatavast õigusest tulenevad kohustused. Juhatuse korraldamiskohustus ei tähenda, et raamatupidaja ei vastutaks oma töö eest.

Hea tööjaotus paneb paika mõlema poole ülesanded:

• Ettevõtja edastab dokumendid, selgitab tehingute sisu, annab teada olulistest muutustest ja teeb juhtimisotsused.
• Raamatupidaja teeb kokkulepitud arvestuse, kontrollid ja aruanded ning küsib puuduvate dokumentide või ebaselgete tehingute kohta selgitusi.
• Koos lepitakse kokku tähtaegades, probleemidest teavitamises ja selles, kes esitab deklaratsioonid ning kes korraldab maksete tasumise.

Ära piirdu kokkuleppega, et „raamatupidaja tegeleb kõigega”. Näiteks deklaratsiooni koostamine, selle esitamine ja maksu tasumine on eri tegevused, mille vastutaja peab olema teada.

Milline võiks olla toimiv igakuine töökorraldus?

Raamatupidamise seadus nõuab tehingute dokumenteerimist ja kirjendamist mõistliku aja jooksul, et vajalikud aruanded saaksid õigel ajal esitatud. Järgnev kuurutiin on praktiline soovitus, mida tuleb kohandada ettevõtte tegevuse ning aruandlusvajadusega.

1. Kogu dokumendid kokkulepitud kohta. Määra, kuidas jõuavad arvestusse ostuarved, kuludokumendid, müügiarved, lepingud ja pangainfo.
2. Selgita ebatavalised tehingud. Anna teada uutest laenudest, omanikega seotud tehingutest, põhivara ostudest ja muudest olulistest sündmustest.
3. Kontrolli puuduvat infot ja saldosid. Vaata üle näiteks pangasaldod, laekumata arved, tasumata ostuarved ja dokumentideta maksed.
4. Koosta ning esita vajalikud aruanded. Lepi kokku, millal andmed peavad olema valmis ja kuidas kinnitatakse, et esitamine on tehtud.
5. Vaata juhina tulemused üle. Küsi, miks kasum või rahajääk muutus, millised arved on üle tähtaja ning kas järgmisteks makseteks jätkub raha.

Tegevuseta ettevõtte ja igapäevaselt müüva ettevõtte töömaht on erinev. Töö sagedus peab võimaldama täita kohustused ning andma juhile vajalikul ajal usaldusväärse ülevaate.

Kuidas võib töökorraldus ettevõtete vahel erineda?

Näide 1: üksinda töötav konsultant. Konsultandil on mõned püsikliendid, vähe ostuarveid ja lihtne tegevus. Ta võib sobivate teadmiste korral koostada ise müügiarved, koguda kuludokumendid ja teha arvestust. Raamatupidajalt saab tellida kokkulepitud kontrolli ning abi keerukamate küsimuste lahendamisel. Tähtajad ja tööjaotus tuleb ikkagi läbi mõelda.

Näide 2: väikese meeskonnaga e-pood. E-poel on mitu müügikanalit, maksevahendajad, tagastused ja laovaru. Müügiarvete arv üksi ei kirjelda arvestuse keerukust. Vajalik on kokku viia müük, maksete laekumised, teenustasud ning varude liikumine. Siin võib olla põhjendatud vastava kogemusega teenusepakkuja või oma raamatupidaja tihedam kaasamine.

Need on illustratiivsed olukorrad. Valik ei sõltu ainult ettevõtte suurusest: ka väheste tehingutega ettevõttel võivad olla keerukad arvestus- või maksuküsimused.

Mida küsida enne raamatupidajaga kokkuleppe sõlmimist?

Kasuta teenuse sisu täpsustamiseks järgmisi küsimusi. Need sobivad nii teenusepakkuja valimisel kui ka olemasoleva koostöö ülevaatamisel.

1. Kas sul on kogemust minu tegevusala ja tehingutega?
2. Millised tööd ja aruanded kuuluvad hinna sisse ning mille eest tasutakse eraldi?
3. Millal pean dokumendid esitama ja millal saan aruanded?
4. Milliseid kontrolle teed ning kuidas annad vigadest või puuduvast infost teada?
5. Kes on minu kontaktisik ja kes teda vajaduse korral asendab?
6. Millisele infole ja tarkvarale on mul endal ligipääs?
7. Kuidas kaitstakse ja säilitatakse dokumente ning hallatakse kasutajaõigusi?
8. Kuidas saan koostöö lõppedes kätte dokumendid, arvestusandmed ja vajalikud selgitused?

Tuttava soovitus võib aidata sobivat inimest leida, kuid teenuse sisu ja vastutus tuleb ka siis kokku leppida. Küsi võimaluse korral aruande näidist: nii näed, kas saadava infoga on sul juhina midagi peale hakata.

Kas hea tarkvara teeb raamatupidamise iseenesest korda?

Tarkvara ja automaatika võivad vähendada korduvat sisestamist. Need ei otsusta sinu eest, kas arvel kirjeldatud kulu on ettevõtlusega seotud, kas tehing on õigesti liigitatud või milline dokument on puudu.

Lepi kokku, kes kontrollib automaatselt loodud kandeid, imporditud andmeid ja erandeid. Kui samad vead korduvad, tasub parandada andmete tekkimise protsessi. Selgitused ja olulised kokkulepped peaksid olema leitavad ka siis, kui tavapärane töötegija puudub.

Tõendatavad andmed muutuvad eriti tähtsaks rahastuse taotlemisel ja ettevõtte müügil. Loe lähemalt, kuidas korras raamatupidamine võib mõjutada ostja usaldust ja ettevõtte müügihinda.

Millest alustada oma raamatupidamise korrastamist?

Pane esmalt kirja kolm asja: kes teeb millise töö, mis kuupäevaks peab see valmis olema ja millise ülevaate tahad juhina saada. Seejärel kontrolli, kas dokumendid ja andmed liiguvad nende kokkulepete järgi.

Kui mõni vastus on ebaselge, alusta selle kokkuleppimisest. Hästi korraldatud raamatupidamine annab sulle arusaadava ülevaate ettevõttest ning aitab probleeme märgata piisavalt vara, et nendega tegeleda.

Autor: Krista Teearu
Uuendatud 22. oktoobril 2026 · Esmakordselt avaldatud 2. mail 2013.
Rubriik: raamatupidamine

Allikad ja lisalugemine

• Maksu- ja Tolliamet: alustavale ettevõtjale — juhatuse vastutus ning raamatupidamise korraldamise võimalused.
• Raamatupidamise seadus, eelkõige §-d 4 ja 6 — arvestuse põhinõuded ning majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine.